Yr Arolygiaeth Gynllunio - Y Pwyllgor Archwilio

Y Pwyllgor Archwilio

1. Diben y Pwyllgor Archwilio yw cynghori’r Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifo’r Asiantaeth ar faterion sy’n ymwneud â risgiau, rheoli, llywodraethu a sicrwydd cysylltiedig.

2. Dylai’r Pwyllgor Archwilio gynnwys dim llai na thri aelod a dim mwy na phedwar aelod, a bydd pob un ohonynt yn Gyfarwyddwyr. Bydd o leiaf eu hanner yn Gyfarwyddwyr Anweithredol. Bydd y cadeirydd yn Gyfarwyddwr Anweithredol. Er mwyn i gyfarfod fod â chworwm, mae’n rhaid i o leiaf dau aelod fod yn bresennol, gan gynnwys un Cyfarwyddwr Gweithredol ac un Cyfarwyddwr Anweithredol.

3. Bydd y canlynol hefyd fel rheol yn mynychu cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio:

y Prif Weithredwr

y Cyfarwyddwr sy’n gyfrifol am Gyllid

y Pennaeth Cyllid

y Pennaeth Archwilio Mewnol

un o gynrychiolwyr yr adran Archwilio Allanol

un o aelodau’r adran Cynllunio Corfforaethol fel ysgrifennydd.

4. Gall y Pwyllgor Archwilio ofyn i gyflogeion eraill fynychu am faterion penodol. Gall y Pwyllgor Archwilio ofyn i unrhyw berson nad yw’n aelod neu bob person nad yw’n aelod dynnu’n ôl o’r cyfarfod ar unrhyw adeg.

5. Bydd gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a’r cynrychiolydd o’r adran Archwilio Allanol fynediad cyfrinachol di-gyfyngedig i gadair y Pwyllgor Archwilio ar unrhyw adeg.

6. Bydd y Pwyllgor Archwilio fel arfer yn cwrdd bedair gwaith y flwyddyn. Gall y cadeirydd neu’r prif weithredwr ofyn i gyfarfodydd eraill gael eu trefnu yn ôl yr angen.

7. Dylid cyflwyno cofnodion pob cyfarfod i Fwrdd Rheoli Strategol yr Arolygiaeth, a dylent fod ar gael ar ôl hynny i bob aelod o staff. Dylai’r cadeirydd gyflwyno adroddiad yn ffurfiol i’r Prif Weithredwr ar ôl pob cyfarfod.

8. Ym mhob cyfarfod, bydd aelodau yn adolygu:

cofnodion y cyfarfod blaenorol ac unrhyw faterion a godwyd ynddynt

y gofrestr risgiau, a’r camau gweithredu y bwriedir eu cymryd i leddfu’r risg allweddol

ymateb y Rheolwyr i bob archwiliad, a’r cynnydd yn erbyn camau gweithredu cytûn

y rhaglenni archwilio mewnol arfaethedig (ac unrhyw rai allanol).

9. Mewn un cyfarfod bob blwyddyn, bydd aelodau yn adolygu:

cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio (gaeaf)

perfformiad y Pwyllgor Archwilio yn y flwyddyn flaenorol, a’r anghenion hyfforddi (gaeaf) y Datganiad Rheolaeth Fewnol drafft (gwanwyn)

perfformiad yr adran Archwilio Mewnol (gwanwyn)

y cyfrifon drafft ar gyfer y flwyddyn ariannol flaenorol (haf)

cyllido’r swyddogaeth Archwilio Mewnol (haf)

y llythyr rheoli gan yr adran Archwilio Allanol (hydref)