Yr Arolygiaeth Gynllunio - Rheoli Corfforaethol - Crynodeb

Y Tîm Rheoli

Amcanion a thasgau allweddol y Tîm Rheoli

1. Amcan y Tîm Rheoli yw ystyried a phenderfynu ar faterion gweithredol sy’n codi o ddydd i ddydd. Ei dasgau allweddol yw:

• goruchwylio proses Cynllunio Busnes yr Arolygiaeth gan gynnwys gwariant ariannol o fewn y dyraniad a chymeradwyo’r Cynllun Busnes a Chorfforaethol;
• adolygu gwariant, i sicrhau ei fod wedi’i reoli o fewn y dyraniad ariannol ac i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â rheolau presennol sy’n rheoli gwariant cyhoeddus;
• monitro perfformiad yn erbyn targedau gan ddyrannu adnoddau fel y bo angen;
• goruchwylio rhaglen Strategaeth e-Fusnes yr Arolygiaeth;
• monitro Strategaeth Rheoli Risgiau’r Arolygiaeth;
• gweithredu fel Bwrdd Rhaglen ar gyfer y Rhaglen ailstrwythuro a gweithredu newid yn ôl yr angen;
• goruchwylio cysylltiadau diwydiannol ac, yn arbennig, cymeradwyo cynigion am godiadau cyflog;
• goruchwylio cydymffurfiaeth â phob gofyniad deddfwriaethol perthnasol.

Cyfansoddiad

2. Mae’r Tîm Rheoli yn cynnwys y Prif Weithredwr, y Dirprwy Brif Weithredwr/Pennaeth Proffesiwn, Cyfarwyddwyr Is-adrannol a Phennaeth yr Is-adran Polisi Ansawdd a Hyfforddiant.

Gweithredu’r Tîm Rheoli

3. Mae’r Tîm Rheoli’n cwrdd yn wythnosol, fel rheol ar ddydd Mercher, ar wahân i’r wythnos y cynhelir cyfarfod Bwrdd Rheoli Strategol. Gellir trefnu cyfarfodydd pellach pryd bynnag y bydd eu hangen gan ddibynnu ar fusnes yr Asiantaeth, ar ddisgresiwn y Prif Weithredwr. Yn absenoldeb y Prif Weithredwr, byddai’r angen am gyfarfod ychwanegol yn fater i’r Tîm Rheoli sydd ar gael benderfynu arno.

4. Nid oes angen isafswm Aelodau Tîm i wneud cworwm.

5. Yn absenoldeb y Prif Weithredwr, fel rheol y Dirprwy Brif Weithredwr fydd yn cadeirio cyfarfodydd y Tîm Rheoli. Os bydd angen galw am gyfarfod Tîm Rheoli pellach, ar fyr rybudd, ac nad yw’r Prif Weithredwr na’r Dirprwy ar gael, bydd yr Aelodau hynny o’r Tîm sy’n bresennol yn penderfynu sut y dylid rhedeg y cyfarfod.

6. Gwneir penderfyniadau ar y cyd, gan ystyried yn llawn gyfrifoldeb personol y Prif Weithredwr dros reoli’r Arolygiaeth yn effeithiol. Mewn unrhyw gyfarfod Bwrdd y mae’n rhaid ei gynnal yn absenoldeb y Prif Weithredwr, dylai’r Bwrdd geisio dod i gonsensws ar unrhyw gamau gweithredu arfaethedig; fel arall penderfyniad y mwyafrif fydd yn drech.

Presenoldeb mewn cyfarfodydd

7. Disgwylir i Aelodau’r Tîm Rheoli fynychu cymaint o gyfarfodydd â phosibl. Gall dirprwyon ar ran Aelodau’r Tîm sy’n absennol fynychu cyfarfodydd ar ddisgresiwn y Prif Weithredwr.

8. Gall aelodau priodol o staff (e.e. awduron papurau’) fynychu cyfarfodydd ar ddisgresiwn y Prif Weithredwr.

Mynegi penderfyniadau’r Tîm Rheoli

9. Caiff cofnodion eu paratoi gan Ysgrifennydd Personol y Prif Weithredwr a’u cymeradwyo yn y cyfarfod nesaf. Ar ôl eu cymeradwyo, sicrheir y bydd copïau o’r cofnodion ar gael ar y safle hwn. Dim ond i Aelodau’r Tîm Rheoli y caiff cofnodion a ddosberthir fel “Cyfyngedig” eu dosbarthu. Caiff cofnodion pellach eu dosbarthu ymysg staff yr Arolygiaeth os bydd angen iddynt gael gwybod am fater a drafodwyd.

10. Cyfrifoldeb aelodau’r Tîm Rheoli yw sicrhau y rhoddir adborth priodol i staff yn eu His-adrannau ynglyn â phenderfyniadau.

Agenda a phapurau

11. Paratoir yr Agenda ar gyfer pob cyfarfod gan y Gangen Cynllunio Corfforaethol. Dylid cyflwyno eitemau i’w hystyried i’r Gangen Cynllunio Corfforaethol erbyn diwedd y dydd ar y dydd Gwener cyn y cyfarfod ar ddydd Mercher. Yn ddelfrydol, ni ddylent fod yn hwy nag un dudalen maint A4 ac mae’n rhaid iddynt gael eu paratoi ar y templed priodol. Caiff yr agenda a’r papurau eu gosod ar y safle ar y dydd Llun cyn y cyfarfod.

12. Caiff papurau a gyflwynir yn hwyr eu gohirio’n awtomatig i’r cyfarfod nesaf. Gellir trafod materion brys o dan unrhyw fusnes arall, yn amodol ar gytundeb y Prif Weithredwr. Cyfrifoldeb yr awdur yw cael caniatâd a nodi os dylid ystyried papur yn “Gyfyngedig”.