Yr Arolygiaeth Gynllunio - Cymru
Ymchwiliadau Cynllunio a genslir ac a ohirir
Cefndir
Fel rhan o’n hymgyrch i wella perfformiad a chynhyrchiant, rydym yn adolygu’n feirniadol bob un o’n prosesau a’n systemau, yn ogystal â’r camau gweithredu a’r rhagdybiaethau sy’n sail iddynt.
Mae rhai yn cynnwys materion mewnol yn unig ond mae gwahanol arferion a thueddiadau sy’n cynnwys ein rhanddeiliaid allanol hefyd. Mae rheoli gwaith achos ymchwiliadau cynllunio yn faes allweddol. Er ein bod wedi ceisio cysylltu’n rhagweithiol â rhanddeiliaid yn ystod y misoedd diwethaf, mae mwy i’w wneud o hyd.
Y llynedd derbyniwyd dros 23,000 o apeliadau cynllunio yn unig. Gwneir tua 5% o’r gwaith achos cynllunio a gorfodi yr ymdriniwn ag ef trwy ymchwiliadau: sef rhyw 1,200 y flwyddyn. Ar ben hynny rydym yn cynnal ymchwiliadau i amrywiaeth o waith achos arall megis ceisiadau cynllunio a Alwyd i mewn, Gorchmynion Prynu Gorfodol, a Gorchmynion Sychder.
Mae gwaith achos ymchwiliad yn aml yn denu llawer o sylw a chyhoeddusrwydd, mae’n gofyn llawer gan bob parti sy’n cymryd rhan ac yn achosi iddynt fynd i gost fawr ac mae’n golygu gwaith “rheoli prosiectau” gofalus er mwyn ei wneud yn effeithiol ac yn effeithlon. Mae dau faes penodol yr ydym yn awyddus i ymchwilio iddynt a’u datrys gydag Awdurdodau Cynllunio Lleol (ACLl) a’r diwydiant datblygu:
- Achosion lle y trefnir ymchwiliadau ond cânt eu canslo wedyn; a
- Achosion lle y trefnir ymchwiliad (neu yn wir o bryd i’w gilydd gwrandawiad), mae’n agor ond fe’i gohirir wedyn am resymau y gellid yn rhesymol fod wedi’u rhagweld.
Ymchwiliadau a Genslir
Yn achos achosion lle’r oedd y dyddiad dechrau rhwng 1 Chwefror 2004 a 31 Ionawr 2006, o’r 2,569 o ymchwiliadau a oedd i fod i agor, dim ond 1,578 (61%) a aeth yn eu blaen). O’r rhai nad aethant yn eu blaen, canslwyd 876 o ganlyniad i’r achos yn cael ei dynnu yn ôl (34%) ac roedd 115 wedi’u gosod o’r neilltu ac ati (5%). Ar ben hynny, o’r 1,578 a aeth yn eu blaen, ar ôl cael eu trefnu gyda chytundeb y prif bartïon a’u cadarnhau, bu’n rhaid aildrefnu dim llai na 118 (7.5%) rywbryd neu’i gilydd.
Gwneir rhai apeliadau yn erbyn cefndir lle na fwriedir cychwyn trafodaeth gyda’r ACLl neu lle na thybir bod lle i gychwyn y cyfryw drafodaeth. Fodd bynnag gwneir apeliadau eraill er mwyn ceisio amddiffyn sefyllfa parti, tra’n disgwyl trafodaethau neu geisiadau diwygiedig. Y mater olaf hwn yw’r un yr ydym yn benodol yn ceisio cysylltu’n adeiladol ag Awdurdodau Cynllunio Lleol ac apelyddion yn ei gylch a hynny ar frys.
Rydym wedi cydnabod a deall ers amser maith pam mae ymchwiliadau yn cael eu canslo, ond rydym yn dal i fod yn rhwystredig bod nifer yr ymchwiliadau a genslir yn parhau i fod mor uchel. Yr hyn na werthfawrogir yn ôl pob tebyg yw’r effaith sylweddol y mae hyn yn ei chael ar ein gallu i reoli gwaith achos yn effeithlon. Mae’n rhannol gyfrifol am yr oedi estynedig yr ydym yn ei wynebu ar hyn o bryd o ran trefnu ymchwiliadau a digwyddiadau eraill.
Efallai y bydd esboniad o rai o’n prosesau yn helpu i roi’r broblem yn ei chyd-destun. O gofio’r cymhlethdodau logistaidd a’r cymhlethdodau eraill sy’n gysylltiedig â threfnu ymchwiliadau, rydym yn ceisio sicrhau pan fyddwn yn cadarnhau dyddiad ar gyfer ymchwiliad, ein bod yn sicr bod Arolygydd penodol wedi’i bennu ar ei gyfer. Wedyn rydym yn ceisio sicrhau bod y rhaglen o waith arall sydd gan yr Arolygydd wedi’i hadeiladu o amgylch yr ymrwymiad hwnnw. Byddai cytuno ar ddyddiad a chymryd yn ganiataol bod Arolygydd â’r setiau sgiliau penodol ar gyfer achos penodol ar gael yn beryglus iawn, yn arbennig ar adeg pan fo beichiau achosion mor drwm. Felly pan gaiff ymchwiliadau – p’un a ydynt yn rhai mawr neu fach – eu canslo am fod yr apêl yn cael ei thynnu yn ôl, nid yw’n anodd dychmygu’r cymhlethdodau a’r aneffeithlonrwydd sylweddol sy’n deillio o hynny. Yn ogystal â’r ymdrech weinyddol ofer, nid yw’n debyg y bydd modd ailbennu’r Arolygydd ar gyfer gwaith achos a fyddai wedi gwneud y defnydd gorau posibl o’i (g)alluoedd a’i brofiad/phrofiad ac a fyddai wedi caniatáu cynnal ymchwiliad arall yn gofyn am ei sgiliau. Mae’n amlwg, po hwyaf y caiff yr ymchwiliad ei ganslo, y mwyaf difrifol fydd y broblem.
Nid ydym yn ceisio amddifadu partïon o’u hawliau mewn unrhyw ffordd afresymol. Fodd bynnag, rydym yn disgwyl i awdurdodau cynllunio lleol ac apelyddion gydnabod bod nifer yr ymchwiliadau sy’n cael eu canslo ar hyn o bryd yn anghynaladwy, nad yw o fudd i neb a bod angen mynd i’r afael â’r mater ar frys. Derbyniwn y dadleuir mai rhan o’r rheswm pam mae hyn yn digwydd yn y lle cyntaf yw ei bod yn cymryd cryn amser i wrando ar achosion ar hyn o bryd. Fodd bynnag, mae’n rhaid derbyn bod yr arfer ei hun yn cyfrannu at ffynhonnell fawr o aneffeithlonrwydd o ran defnyddio ein Harolygwyr.
Wrth dynnu sylw at y pryderon hyn, ein diben yw hysbysu apelyddion ac awdurdodau cynllunio lleol, a’u cynghorwyr, o ba mor gyffredin yw’r arfer hwn ac o’r effaith y mae’n ei chael. Mae’n amlwg bod ceisio lleihau’n sylweddol nifer yr ymchwiliadau a genslir er budd pawb. Bydd yn caniatáu pennu Arolygwyr ar gyfer gwaith achos yn fwy effeithiol ac yn fwy hyderus, yn helpu i leihau’r amser aros ar gyfer ymchwiliadau a gwrandawiadau ac yn caniatáu i ni gyflwyno ein gwasanaeth cyffredinol yn fwy effeithlon er budd pawb.
Ymchwiliadau a Gwrandawiadau a Ohirir
Er ei bod yn codi materion gwahanol, mae’r ffaith bod ymchwiliadau, ac i raddau llawer llai, wrandawiadau, yn cael eu gohirio mor aml yn ffynhonnell fawr arall o aneffeithlonrwydd ar gyfer yr Arolygiaeth ac felly ar gyfer ein rhanddeiliaid.
Unwaith eto efallai y bydd rhywfaint o gyd-destun o gymorth. Pan fydd achos yn cyrraedd yr Arolygiaeth fe’i hasesir yn ofalus yn erbyn nifer o feini prawf, gan gynnwys pa mor gymhleth y mae’n debygol o fod, y setiau sgiliau a fynnir gan yr Arolygydd, p’un a yw’r weithdrefn y gofynnwyd amdani yn briodol ac (os bydd yn arwain at ymchwiliad) faint o amser sydd ei angen i’r Arolygydd baratoi ar gyfer y digwyddiad a’i gynnal ac wedyn ysgrifennu ei benderfyniad/phenderfyniad neu ei (h)adroddiad.
Pan dderbynnir yr achos, prin yw’r deunydd i ffurfio barn am y materion hynny arno felly rydym yn ceisio cynnal adolygiadau rheolaidd o’r ffeil ar adegau pwysig (hy pan dderbynnir holiadur yr ACLl, pan dderbynnir datganiadau o dan Reol 6, Cyfarfod cyn yr Ymchwiliad (CCY) – lle y bo hynny’n berthnasol – a phan dderbynnir Proflenni, er bod yr olaf fel arfer yn rhy hwyr i allu dylanwadu rhyw lawer ar y rhaglen). Wrth i ddeunydd ychwanegol gyrraedd adolygir y dyraniad a hyd yr achos yn fewnol a’u haddasu.
Serch hynny mae ein gallu i ddarparu sicrwydd yn dibynnu ar y deunydd a gyflwynir i ni. Canlyniad hyn yn aml yw, ac eithrio pan gynhelir Cyfarfod cyn Ymchwiliad ar gyfer ymchwiliadau y gellir nodi’n glir ar y dechrau eu bod yn ymchwiliadau mwy o faint, mai dim ond pan fydd ymchwiliad yn agor y daw yn amlwg nad oes ganddo unrhyw obaith o gael ei gwblhau o fewn yr amser a bennwyd ar ei gyfer.
Mae hyn yn peri llawer o rwystredigaeth ac mae’n dra aneffeithlon nid yn unig ar gyfer yr Arolygiaeth ond ar gyfer y partïon hefyd.
O ran aneffeithlonrwydd a achosir i’r Arolygiaeth, byddwn wedi pennu rhaglen o waith achos arall ar gyfer yr Arolygydd dan sylw, yn ymestyn yn aml wythnosau lawer ar ôl dyddiad yr ymchwiliad dan sylw, gan gredu i’r ymchwiliad gael ei broffilio a’i ddyrannu yn fanwl gywir. Pan fu’r gred honno yn gyfeiliornus naill ai mae effaith ar waith achos arall a bennwyd (gyda’r canlyniad bod angen cryn ymdrech weinyddol) neu mae’n rhaid ailddechrau’r ymchwiliad yn ddiweddarach. Weithiau bydd y dyddiad ailddechrau fisoedd yn ddiweddarach, yn ôl argaeledd yr Arolygydd a phartïon eraill. Mae’n amlwg bod y ffactor olaf hwn hefyd yn amharu ar fuddiannau’r partïon i’r apêl.
Rydym yn benderfynol o wella’r sefyllfa hon sy’n amlwg annerbyniol ac rydym am weithio gyda’n rhanddeiliaid i gyflawni hyn. Rydym eisoes yn fwy rhagweithiol wrth reoli gwaith achos ble bynnag y bo modd. Rydym yn ceisio cysylltu â’r partïon yn gynnar iawn i ofyn iddynt, er enghraifft, fanylu ar eu hachosion (ee Datganiadau o dan Reol 6 pan fyddwn o’r farn eu bod yn annigonol), cadarnhau nifer y tystion y byddant yn eu galw, amcangyfrif faint o amser a gymerir ganddynt i gyflwyno eu tystiolaeth a chadarnhau eu bod yn cysylltu’n gadarnhaol â phartïon eraill ynghylch materion cynllunio o bwys a’r ymchwiliad ei hun. Fodd bynnag, o gofio nifer yr achosion yr ymdriniwn â hwy, mae’r cyfryw fentrau yn gryn dreth ar ein hadnawdd: gobeithiwn y bydd tynnu sylw at y materion yma yn ysgogi ymateb cadarnhaol gan bob parti a “chynadleddau” gyda’i gilydd i ddarparu cyngor rhaglennu dibynadwy ar ein cyfer.
Cynorthwyir yr Arolygiaeth os:
- Bydd Awdurdodau Cynllunio Lleol yn rhoi rhesymau manwl a esboniwyd yn ddigonol dros wrthod, sy’n caniatáu i’r partïon eraill (a’r Arolygiaeth) werthfawrogi cwmpas a maint pryder yr Awdurdod Cynllunio Lleol.
- Bydd apelyddion/asiantiaid yn esbonio sail yr apêl yn gywir. Er mai dim ond nodiadau byr sydd eu hangen, nid oes unrhyw reswm pam na ddylent fod yn gynhwysfawr, er yn gryno. Mae’r cyfryw resymau yn cynorthwyo’r Arolygiaeth, ac yn wir yr Awdurdod Cynllunio Lleol, i ddeall yr achos a’r goblygiadau o ran ei raglennu.
- Sicrheir bod datganiadau o dan Reol 6(6) yn manylu’n llawn (fel y mae angen iddynt wneud) ar bryderon y partïon neu’r ystod o dystiolaeth y dibynnir arni. Dylent fod yn fanwl o ran y materion hyn a dylent nodi’n glir y meysydd tystiolaeth a gyflwynir (gan gynnwys nifer y tystion y bwriedir eu galw a’r amser fydd ei angen yn ôl pob tebyg i gyflwyno tystiolaeth).
- Defnyddir technegau “rheoli prosiectau” ar waith achos ymchwiliadau.
- Cyflwynir y Datganiad Tir Cyffredin yn amserol. Bwriedir i’r ddogfen hon leihau’r amser a dreulir ar faterion nad ydynt yn rhai dadleuol ond sy’n bwysig yn yr ymchwiliad, ond anaml y rhoddir iddi yr amser a’r ymdrech y mae’n eu haeddu. Rydym yn argymell yn gryf y cyfryw fuddsoddiad.
- Caiff y ddeialog a’r cysylltu ymhlith y partïon eu gwella rhwng yr adeg y cyflwynir yr apêl a’r ymchwiliad. Yn rhy aml o lawer mae materion elfennol yn codi mewn ymchwiliadau sy’n tynnu sylw o’r materion dan sylw ac y dylid bod wedi’u datrys o flaen llaw.
- Na fydd Awdurdodau Cynllunio Lleol yn ei gadael tan y funud olaf bosibl, ar ôl trafod, cyn tynnu’r rhesymau dros wrthod yn ôl. Mae penderfyniad i dynnu yn ôl bob amser i’w groesawu ond pan fydd Awdurdod Cynllunio Lleol yn aros tan yn hwyr yn yr achos cyn gwneud y penderfyniad hwnnw gall arwain at waith ofer i’r partïon eraill ac at bennu Arolygydd arbenigol yn ddiangen (y gellid bod wedi’i bennu i rywle arall ac sy’n annhebygol o gael ei ailbennu yn y ffordd fwyaf manteisiol yn hwyr yn yr achos.)
- Bydd partïon yn ddisgybledig wrth gyflwyno eu hachosion er mwyn sicrhau bod y cyflwyniad yn briodol, yn berthnasol ac yn gymesur â’r achos. Mae hyn yn berthnasol nid yn unig i’r ddogfennaeth ond hefyd i’r modd y mae partïon, eu tystion a’u heiriolwyr yn ymddwyn.
- Nid yn unig y gall tystiolaeth orfanwl a’r broses o’i harchwilio ymestyn yr ymchwiliad ond mae risg y byddant yn tynnu sylw oddi ar brif ganolbwynt yr achosion.
- Darperir y ddogfennaeth sydd ei hangen yn brydlon, er enghraifft, proflenni, proflenni cryno, amodau drafft, Rhwymedigaethau o dan Adran 106 a gwblhawyd. Mae methu â darparu’r cyfryw ddogfennaeth yn brydlon yn arwain, ymhlith pethau eraill, at ddefnydd gwael o amser yr ymchwiliad, ansicrwydd, yr Arolygydd a benodwyd yn methu â chwblhau’r penderfyniad yn gyflym na chyflwyno adroddiad llawn i’r Ysgrifennydd Gwladol (pan na ddanfonir Rhwymedigaeth o dan Adran 106 tan ar ôl yr ymchwiliad, er enghraifft) ac o bryd i’w gilydd, yr angen am ohebiaeth ar ôl yr ymchwiliad.
- Cynhwysir, ar yr adeg gywir, unrhyw dystion arbenigol a/neu eiriolwyr i gwmpasu a chanolbwyntio achos yr Awdurdod Cynllunio Lleol/apelydd. Gall oedi arwain at newidiadau hwyr yn achos parti, a fydd â goblygiadau i gwmpas a hyd y digwyddiad.
- Bydd partïon yn rhagweithiol cyn ymchwiliad gan gynnwys, pan deimlir bod hynny’n briodol, cwestiynu’r dyraniad a’r hyd y mae’r Arolygiaeth wedi’u hawgrymu ar gyfer yr ymchwiliad.
- Osgoir cyd-dracio - hy y duedd gynyddol y daethom yn ymwybodol ohoni yn ddiweddar lle y mae apelyddion yn cofrestru apêl, yn cyflwyno cais pellach, yn aml â chynllun tra gwahanol, yn gofyn am i’r ddwy apêl gael eu cyfuno mewn ymchwiliad unigol, wedyn, unwaith y cytunir ar hynny, yn tynnu’r apêl gyntaf yn ôl. Pan fydd y cynlluniau, ac felly'r dystiolaeth ar effeithiau a materion eraill yn debyg ac mae amser arweiniol rhesymol i’r ymchwiliad, efallai na fyddai’r cyfryw gamau gweithredu yn esgor ar anawsterau. Fodd bynnag, cafwyd achosion lle y mae ystyriaethau newydd wedi codi yn agos iawn i’r ymchwiliad a pheryglu effeithlonrwydd yr ymchwiliad gryn dipyn. Mae’r cyfryw risgiau yn tanseilio’r gwelliannau yr ydym yn eu ceisio ac rydym wrthi’n nodi ein hymateb i’r cyfryw sefyllfaoedd.
Casgliad
Rydym yn dra ymwybodol o’r pwysau yr ydym ni a’n rhanddeiliaid yn eu hwynebu yn ogystal â’ch disgwyliadau o’n gwasanaethau. Rydym yn benderfynol o wella’r gwasanaeth hwnnw ond er mwyn gwneud hynny mae angen eich cefnogaeth a’ch cydweithrediad arnom. Mae ein Rheolwyr Arolygwyr rhanbarthol bob amser yn awyddus i gyfarfod â’n rhanddeiliaid neu drafod gwelliannau busnes gyda hwy ac maent yn annerch grwpiau a fforymau yn eu rhanbarthau yn rheolaidd. Mae croeso i chi gysylltu â hwy.
Bydd Martin Edwards (Bargyfreithiwr a Chyfreithiwr) yn ysgrifennu yn fanylach yn y rhifyn nesaf o’r Cylchlythyr ar Arfer Gorau mewn (a chyn) ymchwiliadau. Yn y cyfamser, hoffem wahodd pob parti arall â diddordeb ym mhroses yr ymchwiliad, i weithio gyda ni. Anfonwch eich syniadau a’ch awgrymiadau ynghylch y materion cyffredinol atom, ond rydym hefyd yn eich annog i fod yn rhagweithiol o ran gwaith achos penodol, beth bynnag fo eich diddordeb, gan gadw mewn cof y materion a nodwyd gennym uchod.
Ben Linscott BSc MRTPI
Rheolwr Arolygydd – SE a Chart
