Yr Arolygiaeth Gynllunio - Cymru
CYFARFODYDD RHANDDEILIAID A GYNHALIWYD GAN YR AROLYGIAETH GYNLLUNIO YN 2005
Cyflwyniad
1. Argymhellodd yr adolygiad Pen-i-Ben o’r Arolygiaeth Gynllunio, a gyhoeddwyd yn 2004, y dylai’r Arolygiaeth Gynllunio drefnu a chynnal cyfarfod blynyddol gyda rhanddeiliaid. Cynhaliwyd y digwyddiad cyntaf o’r fath ym mis Ebrill 2004 a gwrandawodd Arolygwyr ar gyflwyniadau gan Randdeiliaid. Roedd llawer o’r farn bod y digwyddiad yn llwyddiant, ond roedd yn fforwm yn rhy fawr ar gyfer creu deialog effeithiol. Felly penderfynwyd cynnal cyfarfodydd rhanddeiliaid mwy penodol gyda grwpiau cwsmeriaid pendant.
2. Diffiniwyd y grwpiau hyn fel:-
a. cwsmeriaid llywodraeth ganolog;
b. panel y cwsmeriaid;
c. y gymuned ddatblygu;
ch. cyrff gyda rôl oruchwylio;
d. cyrff cyfreithiol;
dd. cyrff cyhoeddus;
e. cyrff proffesiynol;
f. grwpiau â diddordeb;
ff. cyrff rhanbarthol.
3. Mae’r papur hwn yn nodi’r materion a godwyd yn y cyfarfodydd a gynhaliwyd yn ystod 2005. Anfonwyd copi at bawb a wahoddwyd i’r cyfarfodydd – gweler y rhestr yn Atodiad 1
4. Ystyriai pob cyfarfod agenda generig, ymarferol, ond cynhwysent hefyd eitemau a oedd yn destun pryder arbennig i sefydliadau unigol. Symbylwyd deialog go iawn, a gynyddodd gyd-ddealltwriaeth ac a nododd feysydd ymarferol ar gyfer gwella gwasanaethau ar gyfer cwsmeriaid.
5. Cytunwyd yn gyffredinol gyda chyfranogwyr, yn hytrach na disgwyl i’r Arolygiaeth lunio cofnodion manwl ar gyfer pob cyfarfod, y câi adroddiad ei lunio, yn nodi’r materion a godwyd ac ymateb yr Arolygiaeth. Mae’r papur hwn yn nodi’r set gyntaf o ganlyniadau o dan y penawdau canlynol:
a. cyd-ymchwiliadau mewn ardaloedd lle y mae angen tai;
b. deall y broses cynlluniau datblygu newydd;
c. polisi ac arfer o ran dychwelyd datganiadau hwyr
a’r
ch. ceisiadau am gostau sy’n deillio;
d. gwaith achos yn ymwneud â hawliau tramwy.
Cyd-ymchwiliadau mewn ardaloedd lle y mae angen tai
6. Cafwyd y drafodaeth hon yn ystod cyfnod parhaus pan fu’r galw yn fwy nag adnoddau’r Arolygiaeth. Er bod yr Arolygiaeth yn gallu dangos sut yr oedd yr ôl-groniad o apeliadau trwy gynrychioliadau ysgrifenedig wedi’i ddileu a bod mentrau ar waith i gynyddu nifer y gwrandawiadau anffurfiol a oedd yn cael eu cynnal, roedd ymchwiliadau cyhoeddus yn cael eu trefnu hyd at flwyddyn o flaen llaw. Roedd yr Arolygiaeth wedi gwneud hynny er mwyn rhoi sicrwydd i ddatblygwyr, ac roedd yn ymchwilio bellach i’r posibilrwydd o ddwyn cymaint o ymchwiliadau cyhoeddus ymlaen â phosibl.
7. Roedd y datblygwyr a oedd yn bresennol yn pryderu ynghylch goblygiadau ymarferol dod ag ymchwiliadau ymlaen, neu gynnal achosion apêl diweddarach cyn y rhai a oedd wedi’u trefnu eisoes. Eu hawgrym oedd, mewn ardaloedd lle’r oedd angen tai yn arbennig, y dylid trefnu cyd-ymchwiliadau. Argymhellwyd hefyd y:-
a. dylid gofyn i awdurdodau cynllunio lleol a datblygwyr gysylltu â’i gilydd o flaen llaw a chynnig dyddiad sy’n dderbyniol i bob un ohonynt i’r Arolygiaeth;
b. dylid paratoi cyngor ar arfer gorau i ddadlau o blaid gwneud defnydd llawn o ddatganiadau materion (h.y. nid dim ond tir cyffredin);
c. dylid geirio rhesymau dros alw achosion i mewn yn fanwl gywir;
ch. dylid gwneud defnydd helaethach o waith cyn ymchwiliad (naill ai mewn cyfarfodydd neu trwy lythyr) yn nodi:-
- amserlenni; a
- rhestrau o ddogfennau craidd ac ati.
8. O fis Tachwedd 2005 ymlaen, gall yr Arolygiaeth Gynllunio nodi bod y sefyllfa o ran yr holl waith achos pwysig yn gwella, lle y mae’r amserlen ar gyfer ymchwiliadau cyhoeddus ar gyfer achosion a alwyd i mewn ac achosion a adferwyd wedi’i lleihau o 52 wythnos i 32 wythnos, sef gwelliant o 40% yn ystod y flwyddyn. Erbyn hyn mae gwaith yn mynd rhagddo i ddwyn pob ymchwiliad cyhoeddus ymlaen yn ystod 2006, gan ddechrau trwy flaenoriaethu apeliadau tai. Lle bynnag y bo modd bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn amserlennu ymchwiliadau sydd heb eu cynnal eto cyn mis Mehefin 2006, ac ymchwiliadau newydd o fewn y cyfnod a nodir yn y rheoliadau (20 wythnos ar gyfer achosion a drosglwyddwyd, 22 wythnos ar gyfer achosion a alwyd i mewn ac achosion a adferwyd).
[Nodyn yr Ysgrifennydd: fel rhan o ymateb y Llywodraeth i adroddiad Barker, mae’r Arolygiaeth bellach yn ceisio amserlennu pob ymchwiliad/gwrandawiad sy’n ystyried 10 neu ragor o dai o fewn 20/22 wythnos i’r dyddiad derbyn a chyhoeddi 80% o benderfyniadau’r Arolygwyr o fewn 30 wythnos i’r dyddiad derbyn a phob adroddiad i’r Prif Ysgrifennydd Gwladol yn unol ag amserlenni statudol. (Chwefror 2006)]
Deall y broses cynlluniau datblygu newydd
9. Ymwnâi llawer o’r pryder a leisiwyd gan ddatblygwyr yn arbennig â chyfnodau paratoi’r cynlluniau gofodol newydd. Yn y bôn, roedd pryderon go iawn:-
a. na fyddai awdurdodau cynllunio lleol yn cyflwyno sail dystiolaeth gadarn;
b. mai dim ond ar eu safleoedd ffafriedig y byddai awdurdodau cynllunio lleol yn gwneud asesiadau strategol amgylcheddol (SEA)/arfarniadau cynaliadwyedd (SA), gyda’r canlyniad y byddai gwrthwynebwyr yn gyfrifol am ddarparu’r sail dystiolaeth hon ar gyfer safleoedd eraill;
c. na fyddai Arolygwyr yn gwneud digon i astudio synergeddau/materion gorgyffyrddol â chynlluniau gofodol cyfagos ac na fyddent yn darparu esboniadau ar gyfer eu casgliadau;
ch. na châi datblygwyr eu cynnwys yn effeithiol yn y cam paratoi;
d. na rennid gwybodaeth/profiad o arfer gorau ac y byddai ymagweddau myopig yn ennill y dydd;
dd. na allai’r prawf cadernid gymryd lle synnwyr cyffredin da a byddai gorddibynnu arno yn dieithrio’r cyhoedd.
10. Mewn ymateb i’r pryderon hyn:
a. bydd yr Arolygiaeth yn darparu cyngor ar arfer gorau o ran llunio Dogfennau Cynlluniau Datblygu gan gynnwys sicrhau bod sail dystiolaeth dda i gynigion;
b. o ran asesiadau strategol amgylcheddol, mae’n debygol y bydd awdurdodau cynllunio lleol yn canolbwyntio ar safleoedd ffafriedig ond byddai angen i unrhyw arfarniad gynnwys ystyried safleoedd eraill;
c. Hyfforddir Arolygwyr i wneud asesiad cytbwys priodol o strategaethau cynlluniau, gan gynnwys darparu rhesymu priodol. Mae hyn yn cynnwys ystyried synergeddau a sicrhau yr ymdrinnir â gorgyffyrddiadau yn gywir;
ch. cyfrifoldeb datblygwyr fydd cymryd rhan yng ngham paratoi’r cynllun, bydd angen i awdurdodau lleol ddangos bod rhanddeiliaid wedi’u cynnwys yn briodol fel y nodir yn eu Datganiadau Cynnwys y Gymuned;
d. bydd yr Arolygiaeth yn gweithio gyda’r Gwasanaeth Cynghori Cynllunio, Swyddfa’r Dirprwy Brif Weinidog, POS a phartneriaid priodol eraill i sicrhau y rhennir arfer gorau a phrofiad. Byddwn hefyd yn defnyddio’r we/gwefan i "gyhoeddi" enghreifftiau ac ymateb i Gwestiynau a Ofynnir yn Aml (COA).
11. Cytunwyd y byddai angen cyfathrebu ardderchog i rannu profiad a dysgu ohono yn y sector drwyddo draw. Yn arbennig, mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn bwriadu lansio cylchlythyr o fis Ionawr 2006 i hyrwyddo dysgu a chyfathrebu.
Datganiadau hwyr
12. Lleisiodd datblygwyr eu pryderon ynghylch arferion yr Arolygiaeth. Câi datganiadau a dderbyniwyd mewn pryd eu hanfon i’r parti arall. Câi datganiadau hwyr eu dychwelyd i’r parti cychwynnol. Arweiniai hyn yn aml at yr awdurdod cynllunio lleol yn derbyn datganiad y datblygwr, a’r Arolygydd yn penderfynu ar ddiwrnod cyntaf ymchwiliad cyhoeddus p’un a ddylid derbyn y datganiadau hwyr ai peidio. Mewn achos cymhleth gallai hynny arwain at yr ymchwiliad yn cael ei ohirio.
13. Gofynnodd y datblygwyr hefyd am gyngor ar wneud cais am gostau. Mae Arolygwyr (a’r Arolygiaeth) yn parhau i gael ei lywio gan Gylchlythyr 8/93, y mae eu nodau yn rhai adferol a disgyblaethol, nid cosbol. Mae’n rhaid bodloni tri gofyniad er mwyn cael dyfarniad, fel yr ailddatgenir yng Nghylchlythyr 05/2000:
a. mae’n rhaid gwneud cais (ni all yr Arolygydd gychwyn dyfarniadau costau);
b. mae’n rhaid profi ymddygiad afresymol o ran y parti ‘amddiffynnol’;
c. mae’n rhaid bod yr ymddygiad afresymol wedi achosi i’r ceisydd wastraffu arian neu fynd i gost yn ddiangen.
14. Yn unol â’r arweiniad cyhoeddedig, mae’n debyg bod cyflwyno cynrychioliadau yn yr ymchwiliad neu’r gwrandawiad a oedd wedi’u dychwelyd cyn hynny gan yr Arolygiaeth fel rhai a oedd yn rhy hwyr (neu yn wir nas cyflwynwyd erioed cyn hynny) yn gyfystyr ar yr olwg gyntaf ag ymddygiad afresymol ac mae’n debyg bod unrhyw benderfyniad wedyn i ohirio’r ymchwiliad neu’r gwrandawiad (hyd yn oed am gyfnod byr) er mwyn i’r partïon ddarllen y cyfryw ddeunydd yn dystiolaeth ar yr olwg gyntaf o gostau a wastraffwyd neu gostau diangen. Mae’n rhaid penderfynu ar bob cais yn ôl ei deilyngdod a mater i’r Arolygydd penodedig yw penderfynu; mae gweithgarwch monitro mewnol yn cadarnhau bod Arolygwyr fel arfer yn dyfarnu costau o dan y cyfryw amgylchiadau.
Gwaith achos yn cynnwys hawliau tramwy
15. Roedd problemau wedi bod yn codi mewn gwaith achos ac apeliadau cynllunio yn ymwneud â hawliau tramwy am nad oedd ceiswyr yn cynnwys trydydd partïon mewn trafodaethau. Efallai y byddai angen deddfwriaeth i fynnu bod y cyfrwy drafodaethau yn cael eu cynnal. Câi cynrychiolydd o Glwb Teithio’r Beicwyr ei wahodd i gyfarfod â staff yr Arolygiaeth sy’n ymdrin â gwaith achos yn ymwneud â hawliau tramwy.
Camau nesaf
16. Byddai’r Arolygiaeth yn gwahodd cyfranogwyr i‘r cylch nesaf o gyfarfodydd blynyddol yn 2006; nodir dyddiadau dros dro yn Atodiad 1.
Ionawr 2006
Atodiad 1
CYFARFODYDD RHANDDEILIAID BLYNYDDOL
1. Sefydliadau a wahoddwyd:
GRŴP RHANDDEILIAID A DYDDIAD Y CYFARFOD |
SEFYDLIAD |
Y Gymuned Ddatblygu |
Ffederasiwn yr Adeiladwyr Cartrefi |
Grwpiau â Diddordeb |
Ymgyrch Diogelu Lloegr Wledig |
Cyrff Cyhoeddus |
Asiantaeth yr Amgylchedd |
Cyrff Proffesiynol |
Y Sefydliad Cynllunio Tref Brenhinol |
Cyrff Cyfreithiol |
Cymdeithas y Bar Cynllunio ac Amgylcheddol |
2. Diben Pob Cyfarfod
1. Gwella cyfathrebu dwyffordd rhwng yr Arolygiaeth Gynllunio a chynrychiolwyr cymuned y rhanddeiliaid.
2. Symbylu ymgysylltu ac atebolrwydd dwyffordd rhwng yr Arolygiaeth Gynllunio a chymuned y rhanddeiliaid.
3. Nodi meysydd y mae angen gwella arnynt a chamau gweithredu ar gyfer y dyfodol.
3. Rhestr o’r rhai a fu’n bresennol
Y Gymuned Ddatblygu
Andrew Whittaker, Ffederasiwn yr Adeiladwyr Tai
Paul Garber, Ffederasiwn yr Adeiladwyr Tai
Faraz Baber, Ffederasiwn Eiddo Prydain
Henry Robinson, Cymdeithas Tir a Busnesau Cefn Gwlad
Brian Kingsley-Smith, Cymdeithas Tir a Busnesau Cefn Gwlad
Fenella Collins, Cymdeithas Tir a Busnesau Cefn Gwlad
Rachel Burns, Consortiwn Manwerthu Prydain
Corinne Swain, Panel Cynghori ar Safonau
Grwpiau â Diddordeb
Daniel Pullan, Y Gymdeithas Frenhinol er Gwarchod Adar
Barry Davies, Sefydliad Ymgynghorwyr Amaethyddol Prydain
Henry Oliver, Ymgyrch Diogelu Lloegr Wledig
Gordon Felway, Clwb Teithio’r Beicwyr
Cyrff Cyhoeddus
Colin Eastman, Asiantaeth yr Amgylchedd
Esther Kurland, Y Comisiwn Pensaernïaeth a’r Amgylchedd Adeiledig
Jo Russell, Asiantaeth Cefn Gwlad
Charles Wagner, English Heritage
Jane Burgess, English Heritage
Dr Andrew Brown, English Heritage
Cyrff Proffesiynol
Kelvin, McDonald, Y Sefydliad Cynllunio Tref Brenhinol
Colin Goodrun, Y Sefydliad Tirlunio
Rachel Fisher, Sefydliad Brenhinol y Syrfewyr Siartredig
Hugh Jones, Cymdeithas y Syrfewyr Sir
Lee Searles, Cymdeithas Llywodraeth Leol
Cyrff Cyfreithiol
PEBA - Robin Purchas
Peter Goatley
Richard Harwood
Harriet Townsend
Cymdeithas y Cyfreithwyr Pat Thomas, S J Berwin
Julia Farthing, Asiantaeth yr Amgylchedd
Moira Fraser,Thomas Eggar
Iain Gilbey, Shoosmiths
Brian Greenwood, Norton Rose
Stephen Taylor, CB Swindon
Steven Durno, Ysgrifennydd
4. Dyddiadau’r Cyfarfodydd yn 2006
I’w trefnu – yn ôl pob tebyg fe’u cynhelir ar adegau tebyg i gyfarfodydd 2005.
5. Mannau cysylltu yn yr Arolygiaeth Gynllunio:
Sheila Rice
Cynorthwy-ydd Personol/Prif Weithredwr
Sheila.Rice@pins.gsi.gov.uk
Ffôn: 0117 372 8965
Alan Payne
Pennaeth Uned Cynorthwyo’r Prif Weithredwr
Alan.Payne@pins.gsi.gov.uk
Ffôn: 0117 372 8371
