Yr Arolygiaeth Gynllunio - Cymru Cyhoeddiad 7
PENDERFYNIADAU COST CRYNO - PROSESAU SYMLACH 
Cefndir
1. Mae dogfen Ymgynghori ar Apeliadau y Papur Gwyn yn tanlinellu newidiadau posibl yn y dyfodol i'r gyfundrefn gostau er mwyn atgyfnerthu prosesau symlach a chyflymach, ond yn y cyfamser mae'r nodyn hwn yn ystyried yr hyn sy'n ymarferol ar hyn o bryd er mwyn hwyluso'r broses o ysgrifennu penderfyniadau cost.
2. Y weithdrefn hirsefydlog yn y Cylchlythyr Costau presennol yw y (8/93) dylid cyflwyno unrhyw gais am gostau i'r Arolygydd yny Gwarandawiad neu'r Ymchwiliad (yn ymarferol, cyn gorffen/symud ymlaen i'r ymweliad â safle). Gwneir cyflwyniadau ar lafar mewn ffordd gyfarwydd bellach, ond nid yw hyn yn ofynnol. Gellid cyflwyno'r rheswm dros gais am gostau ymlaen llaw yn ysgrifenedig er mwyn arbed amser o ran ymdrin â cheisiadau ac ymatebion ar lafar ar gamau olaf y broses. Ar hyn o bryd, dim ond ar gyfer apeliadau o dan Adran 174 ac apeliadau Tystysgrif Datblygiad Cyfreithlon (cynrychioliadau ysgrifenedig) a'r gwaith achos mae'r Tîm Costau a Phenderfyniadau yn ymdrin ag ef y gwneir cyflwyniadau am gostau yn ysgrifenedig.
Cam gweithredu
3. Ymddengys mai hwn yw'r amser gorau i gynnig ffordd wahanol o ymdrin â cheisiadau am gostau. Gofynnir i Dimau Gweithdrefnau gynnwys taflen wybodaeth gyda'r llythyrau safonol11sy'n cyfeirio at y gyfundrefn gostau. Mae'r daflen wybodaeth hon yn cyfeirio at C15 o Ganllaw Costau'r Adran (y caiff copi ohono ei anfon at apelyddion) a'i nod yw annog y prif bartïon (1) i gyflwyno unrhyw geisiadau am gostau yn ysgrifenedig cyn y gwrandawiad/ymchwiliad os ydynt eisoes yn gwybod ar beth y maent am ddibynnu ac i (2) dynnu sylw'r parti arall at eu bwriad i wneud hynny ymlaen llaw.
4. Yn y cyd-destun hwn, wrth gyfeirio at gostau yn gyffredinol yn y cyhoeddiad agoriadol, dylai Arolygwyr nodi a wnaed cais ysgrifenedig am gostau ymlaen llaw ac, os felly, dylent wahodd y parti amdiffynol i ymateb yn ysgrifenedig erbyn diwedd y cyflwyniadau apêl os nad yw wedi gwneud hynny eisoes.
5. Gallai natur ceisiadau am gostau olygu y byddai'n well gan ymgeiswyr aros hyd nes y gwarandewir y dystiolaeth gynllunio er mwyn penderfynu a ddylent geisio costau. Yn yr achos hwn bydd angen derbyn cyflwyniadau llafar. Fodd bynnag, er mwyn helpu i leihau'r ansicrwydd a'r oedi y gallai ceisiadau gohiriedig am gostau eu creu gallai fod yn ddefnyddiol cynghori partïon o'r cychwyn cyntaf os ydynt yn ystyried gwneud cais am gostau dylent o leiaf lunio braslun yn ysgrifenedig gan ddyfynnu'r rhannau o'r cylchlythyr sy'n berthnasol a dylent rannu hyn â'r gwrthwynebwyr ar gam mor gynnar â phosibl yn yr Ymchwiliad neu'r Gwrandawiad. Nid oes unrhyw reswm da dros wneud y broses gostau yn ddibynnol ar beri syndod fel tacteg. Dylid mynd i'r afael â'r broses gan fod yr un mor agored â'r achos cynllunio lle y disgwylir i bartïon ddatgan eu bwriad ymlaen llaw.
6. Pan gaiff cyflwyniadau ar gostau eu gwneud yn ysgrifenedig a'u datgelu i bob parti cyn i'r Arolygydd eu cael, gellir eu derbyn fel rhai a ddarllenwyd a'u hychwanegu at y ffeil. Fodd bynnag, dylid gofyn i'r partïon gadarnhau bod pob cyflwyniad wedi cael ei rannu ac felly y gellir eu derbyn fel rhai a ddarllenwyd. Os nad yw cais neu gyflwyniad ysgrifenedig wedi cael ei ddatgelu i'r parti arall, bydd angen cymryd camau er mwyn sicrhau y caiff hyn ei wneud cyn ei dderbyn fel rhan o'r broses gostau - gan ganiatáu gohiriad byr os oes angen.
7. Os yw'r ddau barti yn fodlon dibynnu ar gyflwyniadau ysgrifenedig sydd naill ai'n cael eu dosbarthu ymlaen llaw neu yn ystod yr Ymchwiliad neu'r Gwrandawiad heb ychwanegu unrhyw beth ar lafar, gellir derbyn y cyflwyniadau fel rhai a ddarllenwyd ac ni fydd angen eu hatgynhyrchu yn y penderfyniad costau. Os bydd cyflwyniadau llafar, bydd angen iddynt gael eu crynhoi a'u cofnodi yn y penderfyniad costau yn ogystal â nodi unrhyw wahaniaethau sylweddol yn y cyflwyniadau ysgrifenedig.
8. Os bydd unrhyw gyflwyniadau ysgrifenedig sydd wedi cael eu hystyried gan y ddau barti o ran y cais am gostau, ni fydd angen crynhoi achosion y partïon ar ôl y prif benawdau, ar wahân i nodi ystyr unrhyw gyflwyniadau llafar ychwanegol yn fras, fel y bo'n briodol. Dylai rhesymeg penderfyniad ganolbwyntio bob amser ar ystyried y mater allweddol sef a fu unrhyw ymddygiad afresymol a arweiniodd at gost ddiangen neu wastraffus. Y penawdau safonol sydd eu hangen ar gyfer penderfyniad costau cryno yw: "Penderfyniad" a "Rhesymau". Caiff y templed costau ei ddiwygio maes o law.
9. Ar gyfer gwaith achos Gweinidogol, dylai'r adroddiad ar gostau gofnodi unrhyw gyflwyniadau ysgrifenedig yn rhestr dogfennau'r ymchwiliad a gynhwysir yn y prif adroddiad, yn ogystal â chofnodi ystyr y cyflwyniadau llafar yn fras fel y nodir uchod. Dylid nodi a chroesgyfeirio'r cyflwyniadau ysgrifenedig ar ddechrau'r adroddiad ar gostau, fel y caiff sylw'r Gangen Benderfynu ei dynnu at yr amgylchiadau gweithdrefnol. Dylid gwneud hyn yn ogystal â chynnwys y dogfennau gyda'r ffeil yn yr un modd â phenderfyniadau costau.
Leonora Rozee
Cyfarwyddwr Polisi
Ar gyfer pob apêl o dan a78, 174 a Thystysgrif Datblygiad Cyfreithlon sy'n derbyn gwrandawiad neu ymchwiliad
