Yr Arolygiaeth Gynllunio - Cymru Cyhoeddiad 7

YMWELIADAU Â SAFLEOEDD MEWN APELIADAU CYNRYCHIOLIADAU YSGRIFENEDIG Llun o Wendy Burden

Paratoir rhaglenni gwaith Arolygwyr yn ofalus er mwyn iddynt wneud y defnydd mwyaf effeithlon o'u hamser.  Mae hyn yn golygu, pan gaiff rhaglen ar gyfer apeliadau Cynrychioliadau Ysgrifenedig ei llunio, y bydd y swyddog Siartio yn nodi cyfres o safleoedd a leolir yn ddigon agos i alluogi'r Arolygydd i gynnal cymaint o ymweliadau â phosibl yn ystod diwrnod gwaith. 

Mae rhaglen Arolygydd ar gyfer ymweld â safleoedd fel arfer yn cynnwys cyfuniad o ymweliadau yng nghwmni eraill ac ymweliadau heb i eraill fod yn bresennol.  Caiff llwybr o amgylch y safleoedd ei gynllunio ymlaen llaw a chaiff amser penodol ei bennu ar gyfer pob ymweliad yng nghwmni eraill ar gyfer cwrdd â'r Arolygydd.  Mae Arolygwyr yn amseru'r ymweliadau hyn yn ofalus er mwyn sicrhau eu bod yn cyrraedd y safle yn brydlon, oherwydd byddai cyrraedd safle yn hwyr nid yn unig yn anghyfleus i'r partïon yn yr apêl honno, ond gallai olygu bod i ymweliadau â safleoedd eraill sydd i'w cwblhau o fewn rhaglen y diwrnod hefyd yn rhedeg yn hwyr.

Pan fo angen cynnal ymweliad â safle yng nghwmni eraill, caiff y partïon wybod ymlaen llaw am amser a dyddiad ymweliad yr Arolygydd a gofynnir iddynt anfon cynrychiolydd i gwrdd â'r Arolygydd ar y safle.  Gan nad yw'r ymweliad yn rhoi'r cyfle i gyflwyno unrhyw gynrychioliadau i'r Arolygydd, nid oes angen i'r swyddog cynllunio a ymdriniodd â'r achos fod yn bresennol, na'r apelydd neu'r asiant ychwaith.  Fodd bynnag mae angen i'r ddau barti anfon cynrychiolydd i gwrdd â'r Arolygydd, ac i gynrychiolydd yr apelydd alluogi'r Arolygydd i gael mynediad i'r safle.

Cafwyd nifer cynyddol o achosion yn ddiweddar pan na fu un o'r partïon yn bresennol yn ystod ymweliad o'r fath, neu pan na allai cynrychiolydd yr apelydd sicrhau mynediad i'r safle am fod ganddo'r allwedd anghywir neu am nad oedd ganddo allwedd o gwbl.  Cafwyd achosion hefyd lle y cyrhaeddodd un o'r partïon yn hwyr, ond bu'n rhaid i'r Arolygydd ganslo'r ymweliad oherwydd yr effaith y byddai hyn yn debygol o'i chael ar weddill y diwrnod. 

Bydd Arolygwyr yn cymryd pa gamau bynnag sy'n bosibl er mwyn iddynt gwblhau ymweliad â safle, ond nid yw hyn bob amser yn bosibl ac mae'n rhaid i'r Arolygydd ganslo'r ymweliad â'r safle. O ganlyniad i hyn eir i gostau sylweddol â'r cyhoedd o ran arian cyhoeddus a cheir oedi o ran prosesu'r apêl.  Mae hyn yn golygu bod yr Arolygydd nid yn unig wedi gwastraffu amser wrth baratoi ar gyfer yr ymweliad a mynd i'r safle, ond mae hefyd yn golygu na ellir cwblhau gwaith achos yr wythnos a phenderfynir ar un achos yn llai yn gyffredinol o ganlyniad.  Hefyd nid yw'n bosibl yn aml i'r Arolygydd hwnnw allu ymweld â'r safle'r ail dro mewn cyfnod rhesymol o amser, felly mae'n rhaid i'r achos gael ei ailddyrannu i Arolygydd gwahanol. Mewn un achos ymwelodd pedwar Arolygydd gwahanol â'r un safle cyn y gallai'r ymweliad yng nghwmni eraill gael ei gynnal.   Os bydd angen aildrefnu ymweliad â safle yng nghwmni eraill efallai y bydd oedi mewn achosion eraill hefyd.

Pan fydd yn rhaid i'r Arolygydd ganslo ymweliad am nad oedd un o'r partïon yn bresennol, efallai y bydd modd penderfynu ar yr achos ar sail y ffaith bod tystiolaeth ddigonol yn y ffeil ac ar sail yr hyn a welwyd yn yr ymweliad a ganslwyd.  Fel arall, os na fydd yr apelydd yn bresennol heb roi rheswm da, mae gan yr Ysgrifennydd Gwladol y pŵer o dan A79 (6A) o Ddeddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990 i wrthod apêl o dan A78 lle yr ymddengys i'r Ysgrifennydd Gwladol mai'r apelydd sy'n gyfrifol am yr oedi afresymol o ran hynt yr apêl.  Mewn achosion o'r fath hysbysir yr apelydd y caiff ymweliad arall â'r safle ei drefnu, ond os na fydd yr apelydd yn bresennol neu'n rhoi mynediad i'r Arolygydd i'r safle am unrhyw reswm, efallai y bydd yr Arolygydd yn gwrthod yr apêl am fod yr apelydd wedi achosi oedi diangen.  Os na fydd yr ACLl yn bresennol bydd Arolygwyr yn penderfynu a allant gynnal yr ymweliad â'r safle os yw'r apelydd yn fodlon iddynt gael mynediad i'r safle heb i eraill fod yn bresennol. 

Mae osgoi oedi'r broses yn ddiangen o fudd i bob parti mewn apêl.  Mae methiant yr apelydd neu'r awdurdod cynllunio lleol i anfon cynrychiolydd i gwrdd â'r Arolygydd ar yr amser penodedig a methiant yr apelydd i sicrhau mynediad i'r safle yn achosi oedi diangen i'r achos penodol ac i'r broses o benderfynu ar achosion eraill.  Fodd bynnag, gellir datrys y broblem hon yn rhwydd: lle y nodwyd yr angen am ymweliad yng nghwmni eraill, dylai'r partïon gymryd cyfrifoldeb am anfon cynrychiolydd i gwrdd â'r Arolygydd, gyda'r allwedd briodol er mwyn galluogi'r Arolygydd i gael mynediad i'r safle, ac ar yr amser priodol, gan ystyried amodau teithio lleol lle y bo'n briodol.

Wendy Burden
Rheolwr Arolygydd