Yr Arolygiaeth Gynllunio - Cymru Cyhoeddiad 8
Gwaith yr Arolygiaeth Gynllunio yng Nghymru
Mae'r Arolygiaeth Gynllunio yn cynnal arolwg o'i gwsmeriaid yn flynyddol i ganfod y graddau y maent yn fodlon ar y gwasanaeth a ddarparwn a sut y gallwn wella. Er mwyn cael gwybodaeth sy'n benodol i Gymru cynhaliwyd Grŵp Ffocws y llynedd o bum awdurdod cynllunio lleol yng Nghymru a chwe asiant cynllunio sy'n cynnal apeliadau yng Nghymru. Yn ôl eu trafodaethau roeddent yn fodlon iawn ar y gwasanaeth a ddarparwn, ar y cyfan. Ond codwyd nifer o faterion y mae'r erthygl hon yn ceisio mynd i'r afael â hwy.
Mae'r Arolygiaeth, yn unigryw, yn Asiantaeth yn yr 
Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol yn ogystal â Llywodraeth Cynulliad Cymru. Trefnir yr Asiantaeth yn Gyfarwyddiaethau. Daw'r holl waith achos yng Nghymru o dan fy rheolaeth fel Cyfarwyddwr Cymru, ac ymdrinnir ag ef gan dîm a elwir yn yr Arolygiaeth Gynllunio yng Nghymru. Mae'n cynnwys 21 o Arolygwyr sy'n gweithio o adref ac 20 o weinyddwyr sy'n gweithio yn swyddfeydd Llywodraeth y Cynulliad ym Mharc Cathays, Caerdydd. Mae'r tîm yn hunangynhwysol o ran caiff yr holl waith achos ei weinyddu o'r swyddfa yng Nghaerdydd a bod yr Arolygwyr yn gweithio'n llawn amser yng Nghymru. Wedi dweud hynny ceir proses rydd o gyfnewid Arolygwyr rhwng Cymru a Lloegr i'r ddau gyfeiriad, er enghraifft pan fydd angen arbenigedd Arolygydd penodol.
Mae'r systemau cynllunio ac apelio yng Nghymru yn dod yn llawer mwy penodol i'r agenda ddatganoledig ac o ganlyniad maent yn gweithredu o dan is-ddeddfwriaeth, rheolau trefniadol a datganiadau polisi cenedlaethol gwahanol. Mae'r gwahaniaethau yn fwy amlwg yn sgîl Deddf Cynllunio a Phrynu Gorfodol 2004. Sefydlodd hon system cynlluniau datblygu wahanol yng Nghymru ac nid yw llawer o'i newidiadau deddfwriaethol, fel lleihau'r cyfnod caniatâd o 5 i 3 blynedd, wedi'u cyflwyno yng Nghymru eto. Mae'r gwahaniaethau yn debygol o gynyddu yn dilyn Deddf Llywodraeth Cymru 2006, sy'n galluogi Llywodraeth Cynulliad Cymru, yn amodol ar gymeradwyaeth Llywodraeth y DU, i dderbyn deddfwriaeth a elwir yn fesurau'r Cynulliad, sy'n cyfateb i ddeddfwriaeth sylfaenol, mewn perthynas â materion datganoledig. O ganlyniad, mae'r Arolygiaeth Gynllunio yng Nghymru wedi datblygu ei gweithdrefnau ei hun ac yn delio â materion polisi sy'n benodol i Gymru, ei hun, tra'n gweithio'n agos gyda chydweithwyr yn Lloegr hefyd, yn enwedig y Cyfarwyddwr Polisi a'r Pennaeth Proffesiwn, i sicrhau cysondeb yn ein safonau a'n harferion proffesiynol.
Dulliau Cyfathrebu Electronig
Cyflwynwyd system gyfrifiadurol newydd, PCS, 
yng Nghymru yn ystod y 12 mis diwethaf. Bydd y broses o'i datblygu yn parhau drwy 2008 a 2009. Mae wedi'i chynllunio i hwyluso gwaith electronig a sicrhau bod modd gweld data ar apeliadau drwy'r Porth Cynllunio. O 14 Ionawr 2008 gellir chwilio am apêl a gyflwynwyd ar ôl y dyddiad hwnnw drwy'r Porth. Gwnaeth y rhan fwyaf yn y Grŵp Ffocws groesawu'r gwaith electronig ehangach. Ond rydym yn cydnabod y bu problemau cychwynnol y mae angen i ni eu datrys gyda'n cwsmeriaid. Bydd cam nesaf y system PCS, i'w weithredu ym mis Mehefin 2008, yn golygu y gall holiaduron awdurdodau cynllunio lleol a sylwadau gan y cyhoedd gael eu cwblhau ar-lein drwy'r Porth. Byddwn yn mynd allan i gwrdd â'n cwsmeriaid mewn cyfarfodydd rhanddeiliaid yn ddiweddarach eleni i roi cyhoeddusrwydd i PCS a gweithio'n electronig.
Gweithdrefnau Apelio
Er bod llawer o wrandawiadau ac ymchwiliadau yn angenrheidiol er mwyn i'r Arolygydd gasglu'r wybodaeth i benderfynu ar apêl, yn anffodus nid yw hynny bob amser yn wir. Mewn llawer gormod o wrandawiadau nid yw'r Arolygydd yn dysgu unrhyw beth i'w ychwanegu at y wybodaeth yn y dystiolaeth ysgrifenedig. Mae hyn yr un mor wir yng Nghymru a Lloegr. Bydd y Mesur Cynllunio sydd gerbron y Senedd ar hyn o bryd, os caiff ei dderbyn, yn galluogi'r Arolygiaeth i benderfynu ar y weithdrefn apelio ar ran Gweinidogion yn erbyn meini prawf a gyhoeddir. Ond nid yw hynny'n golygu y byddai'r Arolygiaeth Gynllunio yn mynnu bod cynrychioliadau ysgrifenedig yn cael eu defnyddio, yn awtomatig. Byddem yn dewis y weithdrefn fwyaf addas gan ystyried barn y partïon. Mae Llywodraeth Cynulliad Cymru yn bwriadu gofyn am ddarpariaeth drwy'r Mesur Cynllunio i'w galluogi i ddatblygu'r pŵer hwn yng Nghymru os bydd yn dymuno, ond dim ond ar ôl ymgynghoriad cyhoeddus llawn.
Dywedodd nifer o bobl yn y Grŵp Ffocws ein bod yn aml yn tanamcangyfrif hyd ymchwiliadau. Er bod ymchwiliadau yn gor-redeg, mae swyddogion achos yng Nghaerdydd yn gwneud pob ymdrech i amcangyfrif hyd ymchwiliad o'r wybodaeth brin a roddir iddynt. Mater syml o godi'r ffôn ydyw os ydych yn credu ein bod yn anghywir! Dywedwch wrthym faint o dystion sydd gennych a pha mor hir y credwch y bydd yn ei gymryd.
Ac yn olaf, hoffwn longyfarch y sawl a ddywedodd yn y Grŵp Ffocws "Mae Arolygwyr yn teimlo'n rhwystredig pan fyddwn yn rhoi datganiad tir cyffredin iddynt ar fore'r ymchwiliad." Na, nid Arolygydd ydoedd!
Ansawdd a Gwneud Cwynion
Dengys sylwadau yn y Grŵp Ffocws bryder bod ein targedau Gweinidogol sy'n ymwneud ag amser i gyflwyno penderfyniadau yn effeithio ar ansawdd. Deallaf y pryder hwnnw ond mae cyflwyno penderfyniad yn amserol yn rhan o'r gwasanaeth o safon y mae gan ein cwsmeriaid hawl i'w ddisgwyl. Cofiwch ein bod yn gweithio yn unol ag amserlenni statudol, ac yn unol â thargedau a bennir gan Lywodraeth Cynulliad Cymru.
Un agwedd benodol a drafodwyd gan y Grŵp Ffocws oedd hyd penderfyniadau. Rwy'n llwyr gydnabod bod yr Arolygiaeth wedi dewis creu penderfyniadau mwy cryno yn fwriadol. Nid oes diben atgynhyrchu gwybodaeth sydd eisoes yn hysbys i bawb nac adrodd dadleuon sy'n hysbys ac a ddeëllir. Ac ni ddylem ychwaith ddelio â materion heblaw am y rhai sy'n effeithio ar ein penderfyniadau - yr hyn y mae'r Llysoedd wedi'i ddisgrifio fel 'y prif faterion dadleuol'. Serch hynny, ni ddylai penderfyniadau byrrach awgrymu gostyngiad o ran safonau. Rhowch wybod i mi am unrhyw benderfyniadau penodol sy'n achosi pryder.
O ran cwynion; nid oedd gan rai a oedd yn bresennol yn y Grŵp Ffocws hyder yr ymchwiliad i gŵyn yn drylwyr. Dylech fod yn sicr ein bod yn ystyried pob cwyn o ddifrif. Ond cofiwch, dim ond os caiff penderfyniad ei herio yn y llysoedd y gallwn ei newid. Felly os byddwn yn derbyn, yn sgîl llythyr cwyno, bod Arolygydd wedi gwneud camgymeriad peidiwch â disgwyl i'r penderfyniad gael ei newid. Yr hyn y gallwch ei ddisgwyl yw ymchwiliad trylwyr i'ch cwyn ac yna ymateb ysgrifenedig yn cydnabod unrhyw wall. Os gwneir camgymeriad bydd yr Arolygydd yn cael gwybod a rhoddir unrhyw hyfforddiant angenrheidiol. Caiff gwersi eu dysgu a'u trosglwyddo i bob Arolygydd yng Nghymru ac, os yw'n briodol, yn Lloegr hefyd.
Mynegwyd pryder o ran cymwysterau a gwybodaeth dechnegol Arolygwyr. Pan fydd angen arbenigedd neu wybodaeth dechnegol ar apêl byddwn bob amser yn ceisio penodi Arolygydd sy'n meddu ar y cymwysterau priodol. Mewn achosion prin pan na fydd hyn yn bosibl caiff Arolygydd Cynorthwyol neu Asesydd ei benodi i ddarparu'r wybodaeth dechnegol angenrheidiol. At hynny, mae gwaith yr Arolygiaeth yn barhaus er mwyn sicrhau bod Arolygwyr yn cael yr hyfforddiant sydd ei angen arnynt i roi'r sgiliau angenrheidiol iddynt.
Roedd y rheini yn y Grŵp Ffocws am ddefnyddio staff proffesiynol yng Nghymru. Ond byddai defnyddio Arolygwyr yn uniongyrchol yn peryglu eu natur ddiduedd. Mae'n well bod y staff gweinyddol profiadol yng Nghaerdydd yn ymdrin â'r materion manwl o ddydd i ddydd. Serch hynny, rhan bwysig o'm swyddog yw bod yn wyneb allanol yr Arolygiaeth Gynllunio yng Nghymru wrth ddelio â'n cwsmeriaid. Felly rwyf bob amser ar gael i ddelio â materion sy'n peri pryder, naill ai dros yr e-bost: john.davies.xd@pins.gsi.gov.uk, neu dros y ffôn: 029 2082 3861.
I gloi, roedd y rhai yn y Grŵp Ffocws o'r farn bod gan yr Arolygiaeth rôl yn hyrwyddo arfer gorau, sef barn a rennir gennym. Byddwn yn cynnal seminar ar 22 Chwefror ar orfodi a gaiff ei chyflwyno gennyf i, Tim Morgan sy'n gyd-Arolygydd a'r Pennaeth Cynllunio a Thrafnidiaeth yng Nghyngor Bro Morgannwg, Rob Thomas. Bydd rhagor o ddigwyddiadau o'r fath i feithrin arfer gorau yn dilyn os bydd hwn yn llwyddiannus, sy'n debygol o ystyried nifer y bobl sydd wedi gwneud cais i ddod.
Rydym hefyd yn trefnu cyfres o gyfarfodydd rhanddeiliaid ledled Cymru yn ddiweddarach eleni i ddelio â'r materion a godwyd yn y Grŵp Ffocws ac a gaiff eu trafod yn fras yn yr erthygl hon. Byddwn yn rhoi cyhoeddusrwydd i'r digwyddiadau hyn yn fuan. Diben yr erthygl hon yw dechrau proses drafod ac rwy'n gobeithio y bydd cymaint ohonoch ag sy'n bosibl yn manteisio ar y cyfle i ddod draw i ddysgu am ein gwaith ac ymgysylltu â ni. Dim ond drwy wrando ac ymateb i farn ein cwsmeriaid yng Nghymru y gall yr Arolygiaeth Gynllunio yng Nghymru barhau i ddarparu'r gwasanaeth apeliadau o'r safon uchaf.
John Davies
Cyfarwyddwr, Yr Arolygiaeth Gynllunio yng Nghymru
