Adroddiad Blynyddol a Chyfrifion yr Arolygiaeth Gynllunio ar gyfer 2005-2006

Ein pobl

Nifer y staff

Ar hyn o bryd, rydym yn cyflogi ychydig o dan 740 o staff cyfwerth â llawn amser, y mae 300 ohonynt yn Arolygwyr cyflogedig sy'n gweithio gartref, ac mae'r gweddill yn staff gweinyddol sy'n gweithio yn y swyddfa. Lleolir 25 o'n staff gweinyddol yn ein swyddfa yng Nghaerdydd, ac mae'r gweddill yn gweithio yn ein pencadlys ym Mryste.  Gwelwyd gostyngiad bach iawn yn nifer y staff yn 2005/6, er bod symudiad sylweddol oddi wrth staff gweinyddol, y gostyngodd eu niferoedd tua 5%, i Arolygwyr, y gwelwyd cynnydd yn eu niferoedd yn gymesur â hynny.  Trosiant staff ar gyfer y flwyddyn yw 9.3%; ** ar gyfer staff Gweinyddol a ** ar gyfer Arolygwyr.

Yn ogystal â’n staff cyflogedig, rydym hefyd yn defnyddio gwasanaethau Arolygwyr hunangyflogedig y telir ffi iddynt.  Mae’r Arolygwyr hyn yn gweithio o dan amrywiaeth o amgylchiadau yn ystod adegau gwahanol o’r flwyddyn. Er nad yw Arolygwyr y telir ffi iddynt yn weision sifil cyflogedig, cânt eu dewis a’u penodi drwy ddilyn yr un egwyddorion o gystadleuaeth deg ac agored ag a ddefnyddir ar gyfer penodi gweision sifil cyflogedig.  Rydym yn cynnal adolygiad o'r ffordd y rheolir yr Arolygwyr y telir ffi iddynt ac yr ymgysylltir â hwy er mwyn ystyried datblygiadau mewn cyfraith cyflogaeth, rheolau treth ac Yswiriant Gwladol, newidiadau pensiwn a'r ddeddfwriaeth gwahaniaethu ar sail oedran sydd ar ddod. Bwriedir cwblhau'r adolygiad hwn erbyn mis Hydref 2006.

Recriwtio

Caiff pob aelod o staff ei recriwtio i’r Arolygiaeth ar sail cystadleuaeth deg ac agored a dewisir ymgeiswyr yn ôl teilyngdod.  Hysbysir pob swydd wag sy’n agored i ymgeiswyr allanol ar ein gwefan, ar wefan y Gwasanaeth Sifil, yn y Ganolfan Byd Gwaith, ac mewn cylchgronau a phapurau newydd perthnasol.  Mae systemau recriwtio’r Arolygiaeth yn cael eu harchwilio gan archwilwyr mewnol a chan Swyddfa Comisiynwyr y Gwasanaeth Sifil.  Caniateir eithriadau i'r egwyddor hon mewn rhai amgylchiadau.    Ni chaniatawyd unrhyw eithriadau yn ystod 2005/6.

Lansiwyd yr ymgyrch recriwtio Arolygwyr diweddaraf ym mis Ebrill 2005.   Roedd y broses yn cynnwys sifftio ceisiadau a chanolfan asesu, lle'r oedd yn ofynnol i'r ymgeiswyr gymryd rhan mewn ymarferion a oedd yn profi sgiliau ymddygiadol fel y nodir yn y fframwaith cymhwysedd ar gyfer Arolygwyr.  Roedd y canolfannau hefyd yn cynnwys trafodaethau grŵp, ymarfer dadansoddi, cyfweliad a holiadur yn ymwneud â phersonoliaeth.  Nododd yr ymgyrch recriwtio 40 o Arolygwyr cyflogedig posibl a 15 o Arolygwyr Ymgynghorol, o amrywiaeth o gefndiroedd a phroffesiynau gan gynnwys cynllunio, peirianneg, y gyfraith a phensaernïaeth.  

Er mwyn cynnal a gwella safon uchel ein gwasanaeth, rydym yn bwriadu cynnal ymgyrch bellach yn 2006/7 i recriwtio mwy o Arolygwyr.  Rydym hefyd yn bwriadu chwilio am grŵp newydd o ymgynghorwyr arbenigol i'n helpu gyda gwaith achos arbenigol, fel rheoli llygredd a materion amgylcheddol eraill.

Llenwi swyddi:

Caiff swyddi gwag yn yr Arolygiaeth eu llenwi drwy recriwtio o’r tu allan a throsglwyddo a dyrchafu staff yn fewnol.  Gall staff ddatblygu eu gyrfaoedd ymhellach o fewn y Gwasanaeth Sifil ehangach drwy wneud cais am swyddi a hysbysebir yn Adrannau Eraill y Llywodraeth.

Cyfnewid:

Mae'r Arolygiaeth yn annog staff i fanteisio ar gyfleoedd cyfnewid o fewn y sefydliad ac yn y gymuned Gwasanaeth Sifil leol ehangach. Mae cyfleoedd o'r fath yn gyfrwng pwysig ar gyfer datblygu gyrfa. 

Amrywiaeth

O dan Ddeddf Cysylltiadau Hiliol 1978 (fel y'i diwygiwyd) mae gan yr Arolygiaeth ddyletswydd gadarnhaol i hyrwyddo cysylltiadau hiliol a dileu gwahaniaethu.  Rydym wedi asesu dros 60 o'n polisïau a'n gweithdrefnau i brofi eu heffaith ar sail hil, crefydd, anabledd, rhyw ac oedran. Mae rhaglen dreigl o ddiwygiadau i'n polisïau a'n gweithdrefnau yng ngoleuni’r asesiadau hyn yn mynd rhagddi.

Yn sgîl argymhellion o'r asesiadau effaith uchod, rydym hefyd wedi cyflwyno gwasanaethau cyfryngu yn y gweithle.  Mae'r broses gyfryngu yn broses strwythuredig lle mae cyfryngwr diduedd yn hwyluso'r broses gyfathrebu rhwng y rheini sy'n dadlau, neu'n anghytuno, er mwyn iddynt ddod o hyd i atebion y cytunir arnynt ar y cyd ar sut i wella eu cydberthynas waith yn y dyfodol.      Proses wirfoddol, cyfrinachol ac annibynnol yw hon ar gyfer pawb sy'n gysylltiedig.

Mae’r Arolygiaeth yn parhau i gefnogi menter ‘Cynllunwyr Yfory’ sy’n mynd i’r afael â’r dangynrychioliaeth o bobl dduon a lleiafrifoedd ethnig yn y proffesiwn cynllunio. Hyd yma, mae'r fenter wedi lleoli dros 60 o hyfforddeion ledled y wlad.  Mae'r Arolygiaeth hefyd yn cefnogi'r Cynllun Datblygu Dros yr Haf ar gyfer Lleiafrifoedd Ethnig a gynhelir gan Swyddfa'r Cabinet.  Roeddem yn hynod o falch fod Alan Nettey,un o'n Swyddogion Cynllunio ac un o'n cyn-hyfforddeion, wedi ennill gwobr fawreddog Walter Tull yn 2006.

Undebau Llafur ac Ymgynghori â Chyflogeion

Mae'r Arolygiaeth yn cydnabod dau Undeb Llafur, yr undeb Gwasanaethau Cyhoeddus a Masnachol, sy'n cynrychioli staff gweinyddol yn bennaf, a Prospect, sy'n cynrychioli Arolygwyr yn bennaf.  Ymgynghorir ag Undebau Llafur drwy beirianwaith Cyngor Whitley sy’n golygu cylch rheolaidd o gyfarfodydd chwarterol a chyfarfodydd eraill.  Yn ogystal â hynny, caiff rheolwyr a’r Undebau eu cynrychioli mewn cyfarfodydd Iechyd a Diogelwch ac mewn trafodaethau ar gyflog.  Ymgynghorir â’r Undebau Llafur yn ffurfiol ac yn anffurfiol ynglŷn â chynigion rheolwyr sy’n cael effaith uniongyrchol ar staff yr Arolygiaeth.   Yn ogystal, anogir staff ar bob lefel i gymryd rhan yn y broses o lunio Cynllun Busnes a Chorfforaethol yr Arolygiaeth ac un o'r datblygiadau arloesol a gyflwynwyd yn 2005/6 oedd sesiynau briffio misol, a gafodd eu rhaeadru i lawr drwy'r sefydliad, lle y trafodwyd materion pwysig y dydd.

Cyflog

2006/7 fydd trydedd flwyddyn ein cytundeb tâl arloesol, y cytunwyd arno gyda'n Hundebau Llafur a'r Trysorlys.  Aeth y cytundeb i'r afael â materion cyflog cyfartal ac mae hefyd wedi arwain at fireinio strwythur cymhwysedd yr Arolygwyr.  Sicrhawyd cyllid ychwanegol oddi wrth y Trysorlys yn gyfnewid am gyflawni enillion cynhyrchiant o 9% y flwyddyn rhwng 2004/05 a 2006/07.  Yn y flwyddyn gyntaf, cyflawnodd yr Arolygiaeth gynnydd cyffredinol archwiliedig mewn cynhyrchiant o 14%.  Rydym wrthi'n cynhyrchu polisi Taliadau a Gwobrau.  Bydd y polisi hwn yn cwmpasu pob agwedd ar daliadau a buddiannau a gynigir yn yr Arolygiaeth ar hyn o bryd megis: talebau gofal plant, gwybodaeth am logi beiciau, cymorthdaliadau ar gyfer meithrinfeydd, pensiwn ac ati.

Pensiwn

Pan ymunir â'r Arolygiaeth, mae gan bob cyflogai yr hawl i ymuno â Chynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil.  Rhoddir manylion y cynllun pensiwn yn nodyn 2 o'r Datganiadau Ariannol.

Absenoldeb oherwydd salwch

 Ar ddiwedd 2005/6, cynhaliwyd adolygiad o absenoldeb oherwydd salwch yn yr Arolygiaeth.  Mae'r cyfraddau salwch ar gyfer y sefydliad cyfan tua'r cyfartaledd ar gyfer y Gwasanaeth Sifil ond maent yn cuddio amrywiad sylweddol rhwng cyfraddau is na'r cyfartaledd ar gyfer Arolygwyr a chyfraddau uwch na'r cyfartaledd ar gyfer staff gweinyddol. Mae'r olaf yn rhoi achos arbennig i bryderu, a bydd polisi absenoldeb oherwydd salwch a ddiwygiwyd yn sylweddol yn cael ei gyflwyno yn 2006/7 i reoli nifer y diwrnodau a gollir.

Tribiwnlysoedd cyflogaeth

Ni chyflwynwyd unrhyw hawliadau Tribiwnlys Cyflogaeth yn erbyn yr Arolygiaeth yn ystod y flwyddyn.

Iechyd, diogelwch a lles

Mae'r Arolygiaeth yn mabwysiadu ymagwedd ragweithiol tuag at greu amgylchedd gwaith iach ac mae'n annog staff i fabwysiadu ffordd o fyw iach.  Gall staff ddefnyddio gwasanaethau Nyrs Iechyd Galwedigaethol ac mae sesiynau sgrinio iechyd ar gael yn gyfnodol.  Rydym yn cyhoeddi ein polisïau iechyd a diogelwch ac mae pwyllgorau iechyd a diogelwch, sy'n cwmpasu staff sy'n gweithio gartref a staff sy'n gweithio yn y swyddfa, ar waith i fonitro eu heffeithiolrwydd.

Cynhaliwyd rhaglen o seminarau hyfforddi ar gyfer rheolwyr ar nodi a rheoli achosion o straen yn ystod 2005.  Yng ngoleuni'r adborth a gafwyd o'r seminarau hynny, cyhoeddir polisi a chynllun gweithredu cynhwysfawr ar straen yn y gweithle ar ddechrau 2006/7.  Mae hyfforddiant pellach ar ymwybyddiaeth o straen wedi'i drefnu ar gyfer pob aelod o staff nad oes ganddynt gyfrifoldebau rheoli yn ystod gwanwyn a haf 2006.  Anogir staff â symptomau o straen i ddefnyddio llinell help a chyngor gyfrinachol a ddarperir gan Gwasanaethau Cynghori a Chymorth.   Fel arall, gellir trefnu bod cynghorydd yn ymweld â'r cartref. 

Cynnwys cymunedau

Rydym wedi parhau i fod yn gysylltiedig â Busnes yn y Gymuned ac mae 15 aelod o staff wedi cymryd rhan mewn nifer o fentrau cymunedol lleol a drefnwyd ganddynt.  Mae'r mentrau wedi cynnwys helpu i adnewyddu parc a chlwb ieuenctid lleol, mentora myfyrwyr yn Academi Dinas Bryste a chynorthwyo myfyrwyr ysgol a'r digartref gyda ffug gyfweliadau ac ysgrifennu CV.   Drwy gymryd rhan, mae'r staff wedi cael y profiad o sut y mae sefydliadau eraill yn gweithio ac wedi gwella eu sgiliau gweithio mewn tîm, rhyngbersonol, cymhelliannol ac arwain.  Un o ganlyniadau'r gweithgareddau hyn oedd gwella proffil yr Arolygiaeth yn y gymuned leol. 

Buddsoddwyr mewn Pobl

Ar ddiwedd mis Medi 2005, derbyniodd yr Arolygiaeth adolygiad Buddsoddwr mewn Pobl (BmP). Cynhaliodd ein haseswr gyfweliadau â chroestoriad o fwy na 80 o aelodau o staff ar draws y busnes, Cyfarwyddwyr a chynrychiolwyr yr Undebau Llafur. Cadarnhaodd yr adroddiad ein bod wedi cadw ein cydnabyddiaeth fel sefydliad BmP, er iddo nodi rhai meysydd lle y bydd angen i ni wella er mwyn parhau i fodloni'r safon yn llawn yn y dyfodol.   Mae cynllun gweithredu wrthi'n cael ei ddatblygu i sicrhau ein bod ar y trywydd iawn i wneud gwelliannau er mwyn sicrhau ein bod yn barod ar gyfer asesiad pellach ym mis Hydref 2006.

Dysgu a Datblygu

Mae'r Uned Dysgu a Datblygu (LDU) yn cynnal amrywiaeth eang o raglenni ar gyfer staff yn cynnwys rhaglenni proffesiynol, rheoli a sefydlu ac mae'n rhoi cyngor arnynt.  Eleni, comisiynwyd a chwblhawyd Archwiliad Sgiliau a Gallu ar draws yr Arolygiaeth.  Arweiniwyd yr Archwiliad gan yr LDU a chafodd ei gynnal drwy gynllunio a gweithredu holiadur hunanasesu ar y we i asesu lefelau gallu ac arbenigedd.  Cwblhawyd yr holiadur gan tua 90% o staff yr Arolygiaeth.  Fe'i ategwyd gan grwpiau ffocws a aeth ati i archwilio ymddygiadau ac agweddau.  Bydd canlyniadau'r archwiliad a'r grwpiau ffocws yn helpu i lywio'r Strategaeth Dysgu a Datblygu sydd wrthi'n cael ei datblygu ac a ddylai gael ei chyhoeddi yn ystod haf 2006.

Cyfarfod Blynyddol a Hyfforddiant Corfforaethol ar gyfer Arolygwyr a Swyddogion Cynllunio

Yn draddodiadol, mae'r Arolygiaeth wedi cynnal wythnos hyfforddiant preswyl i Arolygwyr a Swyddogion Cynllunio bob blwyddyn.  Yn sgîl llwyth achosion na welwyd ei debyg o'r blaen, penderfynwyd peidio â chynnal yr wythnos o hyfforddiant yn 2005.  Yn hytrach, rhoddwyd trefniadau amgen ar waith i roi'r cyfle i Arolygwyr a Swyddogion Cynllunio ddod at ei gilydd.   Cynhaliwyd cyfarfod blynyddol ar 20-21 Rhagfyr 2005.  Roedd y cyfarfod hwn yn gyfle i Arolygwyr a staff gweinyddol ddod at ei gilydd yn dilyn y gwaith ailstrwythuro a chafodd y Tîm Rheoli, yn enwedig y Cyfarwyddwyr Gweithredol newydd, gyfle i gynnal trafodaethau wyneb yn wyneb ag Arolygwyr yn eu Cyfarwyddiaethau.  Roedd y cyfarfod hefyd yn gyfrwng i roi cyngor proffesiynol i Arolygwyr a Swyddogion Cynllunio ar faterion allweddol, gan gyfrannu at eu datblygiad proffesiynol parhaus.

Hyfforddiant Fframwaith Datblygu Lleol

Mae'r broses o gyflwyno Fframweithiau Datblygu Lleol wedi arwain at yr angen i drefnu hyfforddiant corfforaethol i Arolygwyr a chynhaliwyd digwyddiad a oedd yn canolbwyntio ar Fframweithiau Datblygu Lleol ym Mhrifysgol Warwick ar 29-31 Mawrth 2006.  Roedd yn bleser gennym groesawu'r Farwnes Andrews OBE, Is-ysgrifennydd Seneddol Swyddfa'r Dirprwy Brif Weinidog, a agorodd y digwyddiad drwy annerch y cynrychiolwyr.  Ymhlith y siaradwyr eraill roedd Syr Peter Hall, Athro Cynllunio ac Adfywio yn Ysgol Pensaernïaeth a Chynllunio Bartlett, Coleg Prifysgol Llundain.

Hyfforddiant Arbenigol

Trefnwyd nifer o gyrsiau cynllunio arbenigol hefyd yn ystod y flwyddyn, yn deillio o ddeddfwriaeth newydd a chyngor cynllunio diwygiedig.  Yn ogystal, darparwyd hyfforddiant i Arolygwyr nad oeddent wedi ymgymryd â gwaith achos a meysydd arbenigol penodol yn flaenorol.  Roedd y cyrsiau yn cynnwys gwaith apêl yn ymwneud â Gwrychoedd Uchel, achosion yn ymwneud â Sipsiwn, Cynllunio Gwastraff a gwaith Gorfodi.  Ym mis Chwefror, cyflwynwyd y cyntaf o gyfres o seminarau ar eu newydd wedd lle dygwyd cynrychiolwyr mewnol ac allanol ynghyd.  Roedd y seminar cyntaf hwn yn canolbwyntio ar Gynllunio Gwastraff.

Hyfforddiant ar gyfer Arolygwyr Newydd

Mae'r LDU wedi cyflwyno rhaglen hyfforddiant cychwynnol newydd, sydd wedi'i chynllunio i leihau'r amser a gymerir i Arolygwyr newydd ymgymryd â gwaith achos. Dechreuodd y grŵp cyntaf o Arolygwyr y rhaglen newydd ym mis Chwefror 2006, a bwriedir i ddau grŵp arall ddilyn y rhaglen yn 2006.

Cymwysterau Academaidd a Galwedigaethol

Mae'r Arolygiaeth yn parhau i gefnogi ei staff i ennill cymwysterau perthnasol.  Mae'r rhain yn cynnwys rhaglenni Meistr mewn Cynllunio Gwlad a Thref a gwasanaethau cymorth fel Adnoddau Dynol ac mae nifer o bobl wedi cyflawni, neu'n gweithio tuag at gyflawni, NVQ mewn Gweinyddiaeth Busnes.

Datblygu Rheolwyr

Eleni, mynychodd 35 o bobl gwrs Cyflwyniad i Reolaeth a gynlluniwyd ar gyfer rheolwyr a goruchwylwyr newydd.  Mae'r cwrs yn canolbwyntio ar reoli perfformiad, cymell a rheoli newid a chafodd groeso gan gynrychiolwyr .