Adroddiad Blynyddol a Chyfrifion yr Arolygiaeth Gynllunio ar gyfer 2005-2006

ANSAWDD, CYNHYRCHIANT AC EFFEITHLONRWYDD

Ansawdd ac Ymateb Cwsmeriaid - Targed ansawdd

Pennodd Gweinidogion darged i ni o ran bodloni'r Panel Cynghori ar Safonau (APOS) fod safon uchel ein gwaith yn cael ei chynnal, a bod 99% o’n gwaith achos yn rhydd o gŵyn wedi'i chyfiawnhau neu her gyfreithiol lwyddiannus.  Mae'r Panel, a gadeirir gan Corinne Swain OBE, yn cyflwyno adroddiad blynyddol i Weinidogion ar safonau proffesiynol yn yr Arolygiaeth.  Disgwylir i'r cyfrifoldeb am ysgrifenyddiaeth APOS gael ei drosglwyddo o'r Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol i'r Arolygiaeth yn ddiweddarach eleni.

Yn amodol ar gymeradwyaeth APOS, mae'r targed ansawdd ar gyfer 2005/6 wedi'i gyflawni.  O ymhell dros 26,000 o benderfyniadau a roddwyd, dim ond 213 a arweiniodd at gŵyn wedi'i chyfiawnhau a chafodd 30 arall eu herio'n llwyddiannus yn yr Uchel Lys. Mae'r alldro ansawdd dros dro o 99.2% yn gyson â'r hyn a gofnodwyd bob blwyddyn ers 2002/03, er gwaethaf y cynnydd parhaus yn nifer yr apeliadau a chwynion yn ystod y cyfnod hwn.

Heriau yn yr Uchel Lys

Er bod nifer yr achosion a heriwyd yn yr Uchel Lys yn uwch yn 2005/6 na'r flwyddyn flaenorol, mae'r duedd hirdymor i herio penderfyniadau ar apeliadau cynllunio wedi gostwng.  Gwelwyd gostyngiad yn nifer yr heriau am y pumed flwyddyn yn olynol ac mae'r gyfradd bellach yn llai nag un her i bob 250 o benderfyniadau.   Serch hynny, gwelwyd cynnydd o bron chwarter yn nifer yr apeliadau gorfodi a heriwyd ond mae'r nifer honno yn dal yn gymharol isel.  Yn gyffredinol, cafodd bron dwy ran o dair o'r holl heriau eu hamddiffyn yn llwyddiannus yn 2005-06.

Cydberthnasau â Chwsmeriaid a Rhanddeiliaid

Dros y deuddeg mis diwethaf, cynhaliwyd rhaglen o gyfarfodydd gyda'n rhanddeiliaid i'w galluogi i feithrin gwell dealltwriaeth o'r ffordd rydym yn mynd i'r afael â materion sydd o ddiddordeb i bawb ac i annog y broses o rannu safbwyntiau.  Mae'r grwpiau rhanddeiliaid yr ydym wedi rhyngweithio â hwy yn eang ac maent wedi cynnwys y gymuned ddatblygu, grwpiau â diddordeb arbennig, cynrychiolwyr rhanbarthol a chyrff cyhoeddus, proffesiynol a chyfreithiol.

Mae pob cyfarfod wedi ystyried agenda ymarferol, wedi'i theilwra i gynnwys materion sy'n achosi pryder penodol i sefydliadau unigol.  Dechreuwyd deialog gyda'r nod o gynyddu cyd-ddealltwriaeth a nodi meysydd ar gyfer gwella.  Mae'r trafodaethau wedi canolbwyntio ar bynciau mor amrywiol ag anghenion tai, y system cynlluniau datblygu newydd, datganiadau hwyr a gwaith achos yn ymwneud â hawliau tramwy.  Mae'r cyfarfodydd wedi'u cadeirio gan y Prif Weithredwr neu Bennaeth y Proffesiwn er mwyn pwysleisio'r pwysigrwydd a roddwn ar safbwyntiau pob un o'n rhanddeiliaid.  

Arolwg cwsmeriaid

Cadarnhaodd canlyniadau ein harolwg diweddaraf o gwsmeriaid yn 2005/06 fod lefelau boddhad cyffredinol â'n perfformiad yn parhau i fod yn uchel a'u bod wedi cynyddu rhywfaint ers y llynedd.  Ymhlith awdurdodau cynllunio lleol, yn benodol, cynyddodd lefelau boddhad 10% rhwng 2004 a 2005.   Ar draws pob grŵp cwsmeriaid (asiantau, apelyddion, awdurdodau cynllunio lleol a phartïon â diddordeb), y prif reswm am y cynnydd mewn boddhad yw ein perfformiad gwell wrth gyflawni ein targedau amseroldeb ar gyfer penderfynu ar apeliadau.

Mae canfyddiadau'r arolwg yn deillio o arolwg drwy'r post a thros y ffôn o 4,000 o gwsmeriaid yn seiliedig ar hapsampl a ddewiswyd o'n cofnodion apelio.  Cynhelir yr arolwg gan ymgynghorwyr annibynnol.  Roedd yr arolwg yn cwmpasu pob un o'r prif fathau o apeliadau y mae'r Arolygiaeth yn ymdrin â hwy, yn ystod pob cam o'r cyswllt cyntaf drwy lythyr, galwad ffôn neu e-bost i'r adeg y rhoddir penderfyniad yr Arolygydd, yn ogystal â'r broses o ymdrin â gohebiaeth ar ôl y penderfyniad.  Roedd y gwaith ymchwil ansoddol yn cynnwys cyfweliadau trylwyr a grwpiau ffocws, a fu'n amhrisiadwy o ran cynllunio'r arolwg drwy'r post ac o ran meithrin gwell dealltwriaeth o farn cwsmeriaid. 

Mae'r arolwg wedi bod yn amhrisiadwy o ran ein helpu i olrhain barn a datblygu ein gwasanaethau yn unol â disgwyliadau cwsmeriaid.  Yn arbennig, mae'n foddhaol gweld bod gan gymaint o'n cysylltiadau feddwl mor uchel o'r Arolygiaeth, fel yr amlygir gan y rhannau canlynol o'r adroddiad o arolwg 2005-06:

• Roedd dros 80% o'r ymatebwyr yn fodlon ar gwrteisi staff ac roedd 79% yn fodlon ar agwedd gynorthwyol y staff.’
• Roedd swyddogion awdurdodau lleol, asiantau a phartïon â diddordeb o'r farn bod staff yr Arolygiaeth yn effeithlon iawn'
• Graddiwyd perfformiad yr Arolygydd yn uchel, gyda dros 80% o'r ymatebwyr yn cytuno ar yr holl agweddau a grybwyllwyd’  

Fel rhan o'r gwaith dilynol ar ôl yr arolwg, rydym bellach wedi sefydlu panel o tua 1,000 o gwsmeriaid, o blith y rhai a ymatebodd i'r arolwg, gyda'r nod o dreialu deunydd cyhoeddusrwydd neu weithdrefnau arfaethedig newydd neu ddiwygiedig a cheisio sylwadau arnynt, neu gymryd rhan mewn grwpiau ffocws ar faterion mwy cyffredinol.  Sefydlwyd gwefan ar gyfer y panel i hwyluso'r gwaith hwn. 

Er mwyn hysbysu ein rhanddeiliaid a'n cwsmeriaid yn well ar ddatblygiadau a materion pynciol yng Nghymru a Lloegr sy'n berthnasol i'n gwaith, lansiodd yr Arolygiaeth gylchlythyr electronig chwarterol ym mis Ionawr 2006.  Anfonir y cylchlythyr i fwy na 570 o gyfeiriadau e-bost a chaiff ei gyhoeddi hefyd ar ein gwefan.  Gellir darllen eitemau sy'n berthnasol i Gymru yn Gymraeg a Saesneg.  Mae erthyglau diweddar wedi cynnwys gwybodaeth am ein rôl yn y system Fframweithiau Datblygu Lleol newydd a chanlyniad cyfarfodydd rhanddeiliaid.

Arloesedd, cynhyrchiant ac arbedion effeithlonrwydd

Gyda'r rhagolygon yn darogan cynnydd yn nifer yr apeliadau, gofynion gwaith eraill a chyllidebau tynn, rydym yn canolbwyntio ar raglen o arloesedd sydd wedi'i chynllunio i wneud y defnydd gorau o'n hadnoddau prin tra'n darparu gwasanaeth o safon ar gyfer ein cwsmeriaid.  Mae llawer o'r ymdrech honno yn canolbwyntio ar geisio cynyddu cynhyrchiant mewn ffyrdd cynaliadwy.   2006/07 fydd trydedd flwyddyn ein cytundeb tâl arloesol gyda'r Trysorlys sy'n cysylltu buddiannau â chynnydd mewn cynhyrchiant ac mae cyflawni enillion cynhyrchiant o 9% y flwyddyn yr ydym yn ymrwymedig i'w cyflawni o dan y cytundeb hwnnw yn parhau i fod yn un o'n hamcanion pwysicaf.

Fel rhan o'r broses hon, sefydlwyd Bwrdd Cynhyrchiant yr Arolygiaeth, a gadeirir gan un o'n Cyfarwyddwyr Anweithredol, Jonathan Vickers. Mae'r aelodau yn cynnwys rheolwyr o feysydd busnes allweddol a'r Undebau Llafur.  Mae'r Bwrdd Cynhyrchiant a'i gynrychiolaeth eang felly yn chwarae rôl bwysig fel sbardun ac fel cyfrwng ar gyfer profi datblygiadau arloesol o ran cynhyrchiant yn ogystal â darparu archwiliad er mwyn sicrhau ein bod yn cyflawni ein henillion o ran cynhyrchiant i'r Trysorlys mewn perthynas â'r cytundeb tâl a chynhyrchiant.

Gweithio'n Fwy Effeithiol

Mae'r datblygiadau arloesol yr ydym yn eu cyflwyno i'r ffordd yr ydym yn ymdrin â llawer o'n gwaith achos yn rhan o raglen fawr o newidiadau sylweddol i batrymau gweithio o dan y teitl 'Smarter Working'. Mae'r rhaglen yn cynnwys gwelliannau i'n system prosesu gwaith achos fewnol ac i'r ffordd yr ydym yn ymgysylltu â'n cwsmeriaid, pa un a ydynt yn awdurdodau lleol, yn apelyddion neu'n gwsmeriaid eraill.

Er mwyn helpu apelyddion ac Awdurdodau Cynllunio Lleol i ddewis y dull mwyaf priodol o benderfynu ar apêl gynllunio, cynhyrchwyd meini prawf mynegol newydd y llynedd yn dangos pa un a yw apêl yn debygol o gael ei phenderfynu'n well drwy gynrychioliadau ysgrifenedig, gwrandawiad neu ymchwiliad.   Pan fo apelydd yn gwneud cais am wrandawiad, rydym yn adolygu'r achos, yn unol â'r meini prawf.  Os ymddengys fod cynrychioliadau ysgrifenedig yn addas ar gyfer yr apêl, rydym yn ysgrifennu at yr apelydd i ddweud, oni fyddant yn ymateb fel arall, y bydd yr apêl yn cael ei gynnal drwy'r dull hwnnw.  Yn sgîl hyn, mae tua 550 o wrandawiadau posibl wedi cael eu trosglwyddo i gynrychioliadau ysgrifenedig gan ryddhau adnoddau sylweddol o ran Arolygwyr i ymdrin â blaenoriaethau eraill.

Pan fo gwrandawiad yn addas ar gyfer achos, sefydlwyd cynllun peilot y llynedd i wella effeithlonrwydd a chynhyrchiant o ran y defnydd o Arolygwyr.  Diben y cynllun oedd dod â gwrandawiadau byr ynghyd i alluogi Arolygydd i weithio mewn un ardal awdurdod cynllunio lleol am wythnos.  Roedd y cynllun yn cynnwys 10 o ardaloedd ac 20 o Arolygwyr, y bu rhai ohonynt yn ymgymryd â rhaglen wythnos ac eraill yn ymgymryd â rhaglen hwy.   Mae casgliadau'r cynllun peilot wedi bod yn addawol a bwriedir cyflwyno'r fenter yn fwy cyffredinol yn 2006/07.  

Un o'r prif feysydd o ran arloesedd yw rheoli gwaith achos ymchwiliadau cynllunio.  Ar hyn o bryd, rydym yn cynnal tua 1,200 o ymchwiliadau y flwyddyn.  Yn aml, mae gwaith achos sy'n ymwneud ag ymchwiliadau yn waith proffil uchel, yn heriol ac yn gostus ar gyfer pob parti sy'n gysylltiedig ac mae angen gwaith 'rheoli prosiect' gofalus er mwyn sicrhau y caiff ei wneud yn effeithiol ac yn effeithlon.   Un o'r prif flaenoriaethau yn 2006/7 fydd gweithio gyda rhanddeiliaid i wella'r ffordd yr ydym yn trefnu ac yn rheoli ymchwiliadau.

Un o brif elfennau'r rhaglen 'smarter working' yw gwella'n heffeithlonrwydd o ran y ffordd yr ydym yn paratoi'r rhaglenni gwaith y mae'r Arolygwyr yn ymgymryd â hwy. Yn ystod 2005/06, datblygwyd matricsau dyrannu wedi'u diwygio'n sylweddol a ddylai sicrhau bod y broses o ddyrannu achosion yn cael ei halinio'n well â chymhwysedd ac arbenigedd yr Arolygydd.  Bu i ni arbrofi gyda phatrymau newydd hefyd ar gyfer dilyn hynt Arolygwyr gyda'r nod o sicrhau cyn lleied o deithio â phosibl i'r Arolygydd a'r cynhyrchiant mwyaf posibl o ran ein hadnodd allweddol - amser yr Arolygydd.  Adolygwyd strwythur a rolau'r tîm gweinyddol a oedd yn gyfrifol am y gwaith hwn ar ddiwedd 2005/6 er mwyn sicrhau y gallent gyflawni blaenoriaethau busnes newidiol yn well.   Bydd gwelliannau pellach i'r broses hon o ddilyn hynt Arolygwyr yn hanfodol er mwyn cyflawni enillion cynhyrchiant yn 2006/7.

Disgwyliwn i'r broses o gyflwyno'r meysydd arloesedd hyn gael ei hategu gan Fframwaith Cymhwysedd Arolygwyr newydd sydd wedi'i gynllunio i ddarparu cyswllt cliriach rhwng cynhyrchiant yr Arolygydd, ei gyflog a datblygiadau o ran cymhwysedd. Mae trafodaethau ar y fframwaith terfynol yn mynd rhagddynt yn awr gydag Undeb Llafur yr Arolygwyr, Prospect, gyda'r bwriad o gyflwyno'r fframwaith newydd ar 1 Awst 2006.

I gyd-fynd â'r broses o gyflwyno newidiadau i'r ffordd y mae Arolygwyr yn gweithio rydym hefyd yn cyflwyno ystod o welliannau i'r ffordd y caiff ein gwaith achos ei brosesu'n weinyddol ac i'r amrywiaeth o wasanaethau cymorth sy'n hanfodol er mwyn i'r Arolygiaeth weithredu'n effeithlon.  Cynhaliwyd astudiaeth sylfaenol o'r ffordd y mae Arolygwyr yn gweithio gan ymgynghorwyr yn ystod gwanwyn 2006 a bwriedir defnyddio'r astudiaeth hon fel sail ar gyfer nifer o fân newidiadau mewn arferion gweithio, a ddylai gael effaith gronnol sylweddol ar gynhyrchiant. 

Y Gwasanaeth Gwaith Achos Cynllunio

Un o'n prif gyflawniadau yn ystod 2005/6 oedd y broses o gyflwyno'r Gwasanaeth Gwaith Achos Cynllunio ar gyfer apeliadau cynllunio.  Bu'r Gwasanaeth yn weithredol ers mis Gorffennaf 2004 ar gyfer apeliadau mynediad, ac ers mis Tachwedd 2004 ar gyfer apeliadau gorfodi.  Fodd bynnag, roedd yr estyniad i apeliadau cynllunio ym mis Rhagfyr 2005 yn golygu bod y mwyafrif helaeth o'n hachosion newydd yn cael eu rheoli a'u monitro'n electronig drwy'r system newydd erbyn diwedd 2005/6. 

Yn ystod 2006/07, gwelir rhaglen o welliannau i'r Gwasanaeth, o ran y gwasanaeth cwsmeriaid a gynigir ganddo a'n systemau mewnol.  Caiff y gwasanaeth ei ymestyn yn ystod 2006/7 i gwmpasu pob prif fath arall o achosion, yn ogystal â gwaith achos yng Nghymru.  Caiff cyfleuster at ddefnydd Arolygwyr ei gyflwyno hefyd.  Rydym eisoes wedi gweld bod y Gwasanaeth wedi cael effaith fawr ar ein cysylltiadau ag awdurdodau cynllunio lleol ac eraill.  Hyd yn hyn, mae 30% o awdurdodau lleol wedi cytuno i weithio'n electronig gyda'r Arolygiaeth ac maent eisoes yn cyflwyno dros 25% o'u holiaduron ar-lein.  Mae dros 5% o apeliadau bellach yn cael eu cyflwyno ar-lein.

Datblygiadau o ran Seilwaith

Fel rhan o'r broses o ddatblygu'r Gwasanaeth, bu'n rhaid i ni edrych ar y seilwaith sy'n ategu'r ffyrdd newydd hyn o weithio, ac yn arbennig, graddfa, effeithlonrwydd a chadernid y systemau gwybodaeth hynny yr ydym yn dibynnu cymaint arnynt yn awr.  Felly, yn ystod 2005/6, cymerwyd camau pwysig ymlaen yn y meysydd hyn.

Uwchraddio'r Seilwaith

Yn ddiweddar, cwblhawyd y broses o uwchraddio ein rhwydwaith technoleg gwybodaeth. Cyflwynwyd Rhwydwaith Ardal Storio (SAN) a chafodd serfwyr, dyfeisiau cyfathrebu a meddalwedd hanfodol eu disodli a'u huwchraddio. Drwy ddiweddaru ein systemau, rydym wedi gweld buddiannau o ran perfformiad, cynnydd o ran gwydnwch a'r adnoddau ychwanegol sydd eu hangen i gefnogi'r twf a ragwelir yn y galw am ein systemau strategol craidd, fel y Gwasanaeth Gwaith Achos Cynllunio.  Bydd hefyd yn ein galluogi i fodloni galw cynyddol gan ein cwsmeriaid am wasanaethau a ddarperir yn electronig. 

Uwchraddio cysylltiadau â Chartrefi Arolygwyr:

Mae cysylltiadau electronig â chartrefi Arolygwyr yn flaenoriaeth benodol ac yn ystod 2005/6, cyflwynwyd rhwydwaith diogel, capasiti uchel newydd yn seiliedig ar dechnoleg band eang ADSL, i gysylltu ein Harolygwyr sy'n gweithio gartref. Bydd y rhwydwaith yn darparu seilwaith y gellir ei raddio a'i reoli ar gyfer darparu gwasanaethau newydd, fel y Gwasanaeth Gwaith Achos Cynllunio, a ffyrdd newydd o weithio.  Mae dros 98% o'r Arolygwyr wedi'u cysylltu a chyda'r ardaloedd a wasanaethir gan ADSL yn cynyddu, rhagwelir y bydd y rhwydwaith yn gwasanaethu pob Arolygydd yn fuan.  Rydym hefyd yn ystyried defnyddio'r un datblygiadau fel sail i alluogi Arolygwyr i weithio'n electronig pan fyddant yn gweithio oddi cartref, er enghraifft pan fyddant yn cynnal ymchwiliadau.

Diogelwch Gwybodaeth

Yn ystod 2005/6, gwnaed cynnydd pellach tuag at achrediad ffurfiol ein gweithdrefnau diogelwch gwybodaeth i'r safon ISO27001 (yr olynydd i BS7799). Rydym wedi alinio ein gweithrediadau i ddilyn yr ymagwedd arfer da a hyrwyddir gan y safon a byddwn yn ceisio achrediad ffurfiol yn ystod chwarter cyntaf 2006/7.

Llety

Rydym yn rheoli ein gweithrediadau yn Lloegr o Temple Quay House, Bryste, adeilad pwrpasol a feddiannwyd gennym ym mis Ebrill 2001.  Fel y prif ddeiliad, mae'r Arolygiaeth yn rheoli System Rheoli Amgylcheddol ar gyfer Temple Quay House, a rennir gydag asiantaethau eraill y Llywodraeth. Caiff y System Rheoli Amgylcheddol ei hachredu'n allanol a'i harchwilio i'r safon ryngwladol ISO 14001 ac fe'i cynllunnir i sicrhau bod yr adeilad yn cael yr effaith amgylcheddol negyddol lleiaf posibl ac i ategu agenda Datblygu Cynaliadwy'r Llywodraeth.    Ymhlith y cyflawniadau hyd yma mae'r canlynol:

• cynhyrchir 100% o'n trydan o ffynonellau cynaliadwy;
• mae hyn wedi hwyluso gostyngiad sylweddol yn allyriadau CO2 yr adeilad.
• caiff 75% o'r gwastraff a gynhyrchir gennym ei ailgylchu

Rydym yn ymwybodol o hyd o'n cyfrifoldebau amgylcheddol mewn meysydd eraill ac rydym yn annog y drefn o rannu ceir drwy godi tâl am leoedd parcio. Defnyddir yr arian a geir drwy hyn i roi cymorthdaliadau ar gyfer tocynnau tymor trafnidiaeth gyhoeddus.